Vertrauliches Drucken von Dokumenten auf Druck- und Kopiersystemen

Gerade in mittelständischen oder auch großen Firmen stellt die Druck- und Kopierinfrastruktur die IT-Abteilungen vor große Aufgaben. Nicht nur, dass es sinnvoll ist, eine einheitliche Produktlinie zu fahren, um auch die Verwaltung von Tinte- und Toner zu vereinfachen, auch das Bereitstellen der aktuellsten Treiber für die eingesetzten Drucksysteme muss gewährleistet sein.

Wir haben in der Vergangenheit schon öfters darüber berichtet, dass gerade beim Aktualisieren von Druckertreiber auf den Printservern erhebliche Probleme auftreten können, wie z.B. beim Wechsel von „unpackeged“ auf „packeged“-Druckertreiber.

Um es für die Anwender so einfach wie möglich zu gestalten, sollte auch auch Ausdruck und die Abholung der erzeugten Druckmitteln so einfach wie möglich gestaltet werden.

Je mehr Mitarbeiter sich Drucker oder Kopiersysteme am Arbeitsplatz teilen, umso wichtiger wird auch der Aspekt des „sicheren Ausdrucks„. Dies ist immer dann wichtig, wenn Dokumente ausgedruckt werden, die eben nicht für alle Kollegen am Drucker oder Kopierer einsehbar sein dürfen. Dazu gehören sicherlich vertrauliche Dokumente wie Gehaltsinformationen, Verträge oder sonstige Interna.

Sicherheit durch Authentifizierung am Drucksystem

Somit muss die IT-Abteilung dafür Sorge tragen, dass das sogenannte Druck Pull-Verfahren angewendet wird. Diese FollowMe-Lösungen bieten höhere Sicherheitsstandards und ermöglichen es den Anwendern, die zu druckenden Dokumente an Drucker oder Kopiersysteme zu senden, ohne dass sofort ein automatischer Ausdruck erfolgt.

Erst wenn der Anwender sich am Drucksystem z.B. mit einer Keycard oder einem Transponder authentifiziert, erfolgt der Ausdruck.

Dabei kann der Anwender noch wählen, ob der Ausdruck sofort nach der Authentifizierung erfolgen soll, oder ob er erst eine Auswahl seiner verfügbaren Druckjobs einsehen kann und dann selber die Reihenfolge des sicheres Ausdrucks bestimmt.

Mit diesem Druckverfahren kann also sichergestellt werden, dass nur derjenige den Druck entgegennehmen kann, der sich auch entsprechend authentifizieren kann.

Sicheren Druck durch 2-Faktorauthentifizierung absichern

Sollte dieses noch nicht genug Sicherheit bedeuten, da eine Keycard oder ein Transponder auch entwendet werden kann, kann der sichere Ausdruck auch noch durch eine 2-Faktorauthentifizierung abgesichert werden. Dieser 2. Faktor kann u.a. eine Pin-Nummer sein, die der Mitarbeiter am Drucksystem zusätzlich zur Authentifizierung noch mit angeben muss, um an die gespeicherten Ausdruck zu gelangen.

Vertraulicher Ausdruck per Smartphone

Einige Kopierer- und Druckerhersteller bieten auch die Möglichkeit an, dass sich die Mitarbeiter mit Ihrem Smartphone am Drucker oder Kopierer anmelden können, um die bereitstehenden Dokumente ausdrucken zu können. Allerdings ist dieses Druckverfahren teilweise problematisch, da nicht jeder Mitarbeiter über ein Smartphone verfügt. Bei Transpondern oder Keycards sieht das in der Regel anders aus, da viele Unternehmen z.B. auch Zugangssystem oder Zeiterfassungssysteme nutzen, die diese Technik ebenfalls nutzen.

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