Überschriften in Word automatisch zu nummerieren ist ein wichtiger Schritt, um lange Word-Dokumente übersichtlich zu strukturieren. Egal ob du eine wissenschaftliche Arbeit, einen Geschäftsbericht oder ein Handbuch erstellst. Eine saubere Kapitelnummerierung (z.B. 1, 2, 3… für Kapitel und 1.1, 1.2… für Unterkapitel) hilft dem Leser, sich zurechtzufinden. Außerdem erspart sie dir mühsames manuelles Nummerieren und Aktualisieren der Überschriften. In Microsoft Word (Versionen Word 2019, Word 2021 und Word Office 365) gibt es bereits Standardfunktionen, um Überschriften und andere Elemente automatisch und fortlaufend zu nummerieren. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch alle wichtigen Punkte:

Dabei richtet sich diese Word Anleitung „Word Überschriften nummerieren“ sowohl an Anfänger, die noch nie mit automatischen Nummerierungen gearbeitet haben, als auch an Power-User und Studierende, die vielleicht schon Erfahrung mit Word haben, aber tiefergehende Tipps und Tricks suchen. Wir stellen dir gängige Vorgehensweisen vor, geben praktische Beispiele aus Studium und Beruf und zeigen, wie du typische Stolperfallen vermeidest.

Tipp: Die hier beschriebenen Funktionen beziehen sich auf Word 2019, Word 2021 und Office 365 (Windows-Versionen). Die Schritte sind in diesen Versionen sehr ähnlich, da alle das moderne Ribbon-Menü verwenden. Auf dem Mac sehen die Menüs leicht anders aus, funktionieren aber vergleichbar. Nun lass uns Schritt für Schritt in die Nummerierung von Überschriften und mehr einsteigen.

Wie kann man in Word Überschriften nummerieren?

Beginnen wir mit der Grundfrage: Wie nummeriert man Überschriften in Word automatisch? Statt jede Kapitel-Überschrift von Hand mit einer Zahl zu versehen (und bei Änderungen alles manuell anzupassen), kannst du Word diese Arbeit erledigen lassen. Word bietet die automatische Überschriftennummerierung über Formatvorlagen und Listenfunktionen. So gehst du vor:

  1. Überschriften mit Formatvorlagen definieren: Stelle zuerst sicher, dass deine Überschriften als solche formatiert sind. Markiere den Text einer Überschrift (z.B. den Kapitel-Titel) und wähle auf der Registerkarte Start im Bereich Formatvorlagen die passende Überschriften-Formatvorlage, etwa Überschrift 1 für Hauptkapitel, Überschrift 2 für Unterkapitel usw. (Falls du bereits die integrierten Überschriften verwendet hast, umso besser – Word erkennt sie dann automatisch.)
    Warum ist das wichtig? Die automatische Nummerierung funktioniert am zuverlässigsten mit diesen integrierten Überschriftenformatvorlagen. Beispielsweise nutzt Word standardmäßig „Überschrift 1“ für Ebene 1 (Kapitel), „Überschrift 2“ für Ebene 2 (Unterkapitel) usw. Wenn du stattdessen nur manuell den Text größer und fett machst, erkennt Word das nicht als Überschrift. Also: verwende die vorgegebenen Überschrift-Stile, damit Word weiß, welche Texte als Überschriften gelten.
Word Überschriften nummerieren - Formatvorlage
  1. Multilevel List / Liste mit mehreren Ebenen verwenden: Sobald alle Überschriften entsprechend formatiert sind, klickst du in die erste Überschrift deines Dokuments, die die Nummer 1 erhalten soll (z.B. Einleitung oder 1. Kapitel). Gehe nun wieder auf Start → Bereich Absatz. Dort findest du ein Symbol mit drei kleinen Zahlen und Ebenen (oft angezeigt als drei übereinander gestaffelte „1 2 3“). Das ist das Icon für Liste mit mehreren Ebenen (Outline Numbering). Klicke auf dieses Symbol.
Word Überschriften nummerieren - Absatz Zahlenformate Nummerierung
  1. Nummerierungsformat auswählen: Nach dem Klick öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Listenformaten. Hier zeigt Word einige vordefinierte Nummerierungsoptionen an. Suche nach einem Format, das das Wort „Überschrift“ oder eine ähnliche Beschreibung enthält – oft gibt es eine Vorlage wie „1 Überschrift 1, 1.1 Überschrift 2, 1.1.1 Überschrift 3 …“. Wähle diese Vorlage aus. Dadurch verknüpft Word automatisch die Nummerierung mit den Überschriftenformatvorlagen:
    • Überschrift 1 erhält die Nummern 1, 2, 3, … (für jede oberste Überschrift).Überschrift 2 erhält Nummern 1.1, 1.2, 1.3, … innerhalb von Überschrift 1.Überschrift 3 würde 1.1.1, 1.1.2 etc. erhalten, falls du dritte Ebene nutzt, und so weiter.
    Falls du kein passendes Format findest: Du kannst auch ein allgemeines mehrstufiges Listenformat auswählen und später anpassen (das behandeln wir in einem späteren Abschnitt). Wichtig ist zunächst nur, irgendeine mehrstufige Liste anzuwenden, damit Word mit der automatischen Nummerierung deiner Überschriften beginnt.
  2. Ergebnis überprüfen: Sobald du das Nummerierungsformat ausgewählt hast, solltest du sehen, dass vor deinen Überschriften automatisch Nummern erschienen sind. Beispielsweise wird aus einer Überschrift „Einleitung“ nun „1 Einleitung“, aus einer Unterüberschrift „Hintergrund“ wird „1.1 Hintergrund“ usw. Word nummeriert alle Absätze, die mit Überschrift 1, Überschrift 2 etc. formatiert sind, entsprechend ihrer Ebene durch. Scrolle durch dein Dokument und prüfe, ob alle gewünschten Überschriften jetzt eine Nummer haben.
  3. Nummerierung weiterer Überschriften: Füge ruhig ein paar neue Überschriften hinzu, um das Verhalten zu testen. Wenn du zum Beispiel nach dem ersten Kapitel eine neue Überschrift-1 einfügst (etwa 2 Methodik), sollte Word sie automatisch als „2 [Titel]“ nummerieren. Eine neue Überschrift-2 unterhalb davon würde „2.1 [Titel]“ werden, usw. Du musst nichts weiter tun – die Nummerierung passt sich dynamisch an. Wenn du Überschriften entfernst oder umstellst, aktualisiert Word die Nummerierung automatisch.

Herzlichen Glückwunsch – damit hast du bereits die grundlegende Überschriftennummerierung in Word eingerichtet! Für viele Zwecke, etwa kleinere Berichte oder Seminararbeiten mit einfacher Kapitelstruktur, genügt diese Grundeinstellung. In längeren Dokumenten mit mehreren Gliederungsebenen oder speziellen Anforderungen möchtest du die Nummerierung vielleicht noch anpassen oder verfeinern. Doch bevor wir tiefer ins Detail gehen, klären wir zunächst, wie Word generell mit fortlaufenden Nummerierungen umgeht, denn das Konzept dahinter ist für Überschriften und andere Elemente ähnlich.

Beispiel – Wissenschaftliche Arbeit: Stell dir vor, du schreibst eine Bachelorarbeit. Üblicherweise werden Kapitel wie „1 Einleitung“, „2 Theoretischer Hintergrund“, „3 Methode“ usw. nummeriert, mit Unterkapiteln wie „3.1 Datenbasis“, „3.2 Auswertungsmethode“ etc. Mit obiger Vorgehensweise kannst du diese Hierarchie ganz einfach umsetzen. Wenn dein Betreuer sagt „Fügen Sie noch ein Kapitel zwischen 2 und 3 ein“, übernimmt Word das Neu-Nummerieren: Aus dem alten Kapitel 3 wird automatisch Kapitel 4, usw. Das spart enorm Zeit und vermeidet Fehler.

Wie macht man fortlaufende Nummerierung in Word?

Die fortlaufende Nummerierung bedeutet, dass Zahlen automatisch der Reihe nach vergeben werden, ohne irgendwo ungewollt wieder von vorne zu beginnen. Word erledigt dies bei Listen und Überschriften im Grunde automatisch, solange man die dafür vorgesehenen Funktionen verwendet. Hier betrachten wir vor allem nummerierte Listen (Aufzählungen mit Zahlen) als einfachstes Beispiel einer fortlaufenden Nummerierung. Viele Prinzipien gelten aber auch für Überschriften und andere nummerierte Elemente.


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Stell dir vor, du möchtest eine einfache Liste von Punkten erstellen, z.B. eine Schritte-Liste:

  1. Erster Punkt
  2. Zweiter Punkt
  3. Dritter Punkt
  4. … und so weiter.
Word Überschriften nummerieren - fortlaufende Nummerierung

In Word kannst du diese Liste erstellen, indem du jeden Punkt in eine eigene Zeile schreibst, die Zeilen markierst und auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf das Symbol Nummerierung klickst (das Symbol mit „1. 2. 3.“). Word wandelt die markierten Zeilen dann in eine fortlaufend nummerierte Liste um. Fügt man neue Punkte hinzu oder löscht man einen, passt Word die Nummerierung automatisch an: Die Zahlen bleiben lückenlos in der richtigen Reihenfolge (1, 2, 3, …).

Worauf muss man achten, damit die Nummerierung fortlaufend bleibt?

  • Keine manuelle Nummerierung eintippen: Vermeide es, die Zahlen selbst zu tippen. Wenn du z.B. „1. Punkt, 2. Punkt, 3. Punkt“ manuell schreibst, erkennt Word das zwar manchmal als Liste und formatiert es um, aber du verlierst die automatische Anpassung. Besser ist, wirklich die automatische Funktion zu nutzen (über das Menüband oder über die AutoFormat-Funktion, bei der Word nach „1.“ automatisch eine Liste beginnt).
  • Listen nicht unnötig unterbrechen: Word betrachtet jeden zusammenhängenden Block einer nummerierten Liste als Einheit. Wenn du die Liste durch einen normalen Absatz oder eine Überschrift unterbrichst und später eine neue nummerierte Liste beginnst, fängt diese standardmäßig wieder bei 1 an (weil Word denkt: Das ist eine neue Liste, unabhängig von der vorherigen). Fortlaufend nummerieren bedeutet, dass man – falls man eine Unterbrechung hat – die Nummerierung fortsetzen muss. (Wie das geht, erklären wir gleich im nächsten Abschnitt.)
  • Absatzumbrüche vs. Zeilenumbrüche: Wenn du innerhalb eines nummerierten Punktes einen Zeilenumbruch machst (Shift+Enter), bleibt die Nummerierung innerhalb desselben Punktes bestehen. Wenn du jedoch Enter drückst, erzeugst du einen neuen nummerierten Eintrag. Solltest du also innerhalb eines Listenpunkts einen Zeilenumbruch benötigen (z.B. um einen langen Punkt übersichtlicher zu gestalten), achte darauf, keinen neuen nummerierten Punkt zu starten.

Grundsätzlich sorgt Word dafür, dass eine einmal begonnene nummerierte Liste fortlaufend weitergeht, bis du sie beendest. Du kannst eine Liste beenden, indem du zweimal die Enter-Taste drückst (Word hört dann auf weiter zu nummerieren und springt aus der Liste heraus), oder indem du im Menü erneut auf das Nummerierungs-Icon klickst (dadurch wird die Nummerierung für den aktuellen Absatz entfernt).

Praxisbeispiel: In einem Geschäftsbericht könntest du fortlaufende Nummerierungen verwenden, um eine Reihe von Maßnahmen oder Punkten aufzuzählen. Beispiel: „1. Zieldefinition, 2. Marktanalyse, 3. Strategieentwicklung, 4. Umsetzung…“. Solange du alle Punkte untereinander in einer Liste belässt, bleibt die Nummerierung automatisch fortlaufend.

Wie kann man die Nummerierung in Word fortsetzen?

Nehmen wir an, du hast eine nummerierte Liste erstellt, dann kommt ein Absatz Text oder eine Abbildung, und danach möchtest du die Nummerierung fortführen, anstatt wieder bei 1 zu beginnen. Word bietet hierfür eine einfache Möglichkeit.

Szenario: Du hast z.B. eine Liste: „1. Schritt: Einführung, 2. Schritt: Analyse, 3. Schritt: Umsetzung“. Danach folgt ein erklärender Absatz, der nicht Teil der Liste ist. Anschließend soll eine weitere Liste folgen, die aber als 4. Schritt weiterzählt (nicht wieder bei 1 anfängt).

Standardmäßig würde Word, wenn du nach dem Absatz erneut auf Nummerierung klickst, eine neue Liste beginnen und wieder mit 1 anfangen. Um stattdessen an die vorige Liste anzuknüpfen, gehe folgendermaßen vor:

Word Überschriften nummerieren - Nummerierung fortsetzen
  1. Schreibe den neuen Listenpunkt nach dem Zwischen-Absatz und markiere ihn (oder setze den Cursor in diesen Absatz).
  2. Rechtsklick auf die Nummer des neuen Listenpunkts. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem u.a. Optionen zur Nummerierung stehen.
  3. Wähle „Nummerierung fortsetzen“. (In manchen Word-Versionen steht da eventuell „Nummerierung fortführen“ – gemeint ist das Gleiche. Du findest diese Option typischerweise direkt, wenn du mit Rechtsklick ins nummerierte Element klickst, oder in einem Untermenü „Nummerierung“.)
  4. Sobald du dies auswählst, ändert Word die Zahl des markierten Punkts so, dass sie an die vorherige Liste anschließt. Aus „1.“ wird z.B. „4.“ – der vierte Punkt in der fortlaufenden Reihenfolge. Alle darauf folgenden Punkte werden entsprechend weiter nummeriert (5., 6., 7., …).

Umgekehrt kannst du auf diesem Weg auch jederzeit eine Nummerierung neu beginnen lassen: Im selben Kontextmenü gibt es die Option „Nummerierung neu beginnen“. Damit kannst du einen bestimmten Listenabsatz wieder auf 1 setzen, falls gewünscht. Dies ist nützlich, wenn du z.B. in einem Dokument mehrere unabhängige nummerierte Listen haben möchtest (jede fängt bei 1 an), obwohl dazwischen vielleicht anderer Text steht.

Wichtig: Die Fortsetzen-Funktion funktioniert auch für nummerierte Überschriften, falls aus irgendeinem Grund die Nummerierung unterbrochen wurde. Allerdings sollte das bei korrekt angewendeter Überschriften-Nummerierung selten nötig sein – Word führt Kapitelnummern automatisch fort. Falls doch mal eine Kapitelnummer bei 1 neu startet (ohne dass du das willst), prüfe, ob vielleicht ein Abschnittsumbruch oder ein Formatwechsel passiert ist. Mit Rechtsklick auf die Überschriftsnummer kannst du im Zweifel ebenfalls „Nummerierung fortsetzen“ auswählen.

Praxis-Tipp: Gerade bei längeren Dokumenten kann es passieren, dass die Nummerierung durcheinandergerät, etwa wenn Text aus verschiedenen Dokumenten zusammenkopiert wird. Mit dem Kontextmenü-Befehl „Nummerierung fortsetzen“ bringst du schnell wieder Ordnung rein, ohne händisch nachbessern zu müssen. Auch in juristischen oder technischen Dokumenten, wo Absätze fortlaufend nummeriert werden müssen (z.B. Paragraphen in Verträgen, Anforderungen in Lastenheften), ist diese Funktion Gold wert.

Wie legt man in Word eine mehrstufige Nummerierung für Überschriften fest?

Kommen wir zurück zu den Überschriften und schauen uns die mehrstufige Nummerierung genauer an. Mehrstufig heißt, dass es Nummern auf verschiedenen Ebenen gibt – also z.B. Kapitel 1, 2, 3 auf oberster Ebene und dazu Unterkapitel 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 etc. Dies wird auch als hierarchische Nummerierung oder Gliederungsnummerierung bezeichnet. Wir haben im ersten Abschnitt bereits die Grundlagen gelegt (Überschrift 1, Überschrift 2 mit Liste mit mehreren Ebenen). Hier vertiefen wir das und zeigen ggf. auch, wie man es manuell anpassen kann.

Word Überschriften nummerieren - mehrstufige Nummerierung

Automatische Verknüpfung mit Überschriften-Formatvorlagen

Wenn du wie oben beschrieben die eingebaute Listen-Vorlage mit „Überschrift 1, 1.1 Überschrift 2, …“ ausgewählt hast, hat Word im Hintergrund eine Verknüpfung erstellt: Jede Überschrift auf Ebene 1 (Formatvorlage „Überschrift 1“) bekommt Level 1 der Nummerierung, Überschrift Ebene 2 bekommt Level 2 der Nummerierung usw. Dadurch entstehen automatisch Nummern wie 1, 1.1, 1.1.1 je nach Tiefe.

Das Schöne an dieser Kopplung: Du musst dich im Alltag um fast nichts kümmern. Wenn du also Überschriften erstellst und ihnen die entsprechenden Formatvorlagen zuweist, erscheinen die richtigen Nummern automatisch davor. Wenn du die Hierarchie änderst – z.B. eine Überschrift vom Typ Überschrift 2 plötzlich zu einer Hauptüberschrift machst (Überschrift 1) – ändert Word deren Nummer entsprechend (aus ehemals 2.3 wird dann vielleicht ein neues Kapitel 3, sofern die Reihenfolge sich ändert).

Mehr Ebenen hinzufügen

Standardmäßig decken die vordefinierten Nummerierungsformate meist 3 Ebenen ab (Überschrift 1 bis 3). Viele wissenschaftliche Arbeiten und Bücher verwenden 2–3 Ebenen. Solltest du mehr Ebenen benötigen (Überschrift 4, Überschrift 5, etc.), kannst du diese ebenfalls nummerieren lassen. Meist sind solche Ebenen in der Vorlage schon vorgesehen (z.B. würde Überschrift 4 dann 1.1.1.1 ergeben). Teste es einfach aus: Weise einem Text die Formatvorlage Überschrift 4 zu (in der Formatvorlagen-Leiste ggf. auf „Weitere…“ klicken, falls nicht sichtbar) – Word wird, sofern die mehrstufige Liste richtig eingerichtet ist, etwas wie „1.1.1.1 Titel“ daraus machen. Falls nicht, müsstest du die Nummerierungsformatierung manuell anpassen (siehe nächster Punkt).

Manuelles Einrichten oder Ändern der mehrstufigen Liste

Du kannst die Nummerierung sehr fein einstellen, falls die Standardoptionen nicht passen. Das ist etwas für Power-User oder wenn du spezielle Vorgaben hast (z.B. andere Nummernformate, Präfixe wie „Kapitel 1“ statt nur „1„, usw.). So gehst du vor, um die Einstellungen zu bearbeiten:

  1. Liste mit mehreren Ebenen bearbeiten: Klicke mit Rechtsklick auf eine nummerierte Überschrift und wähle „Listeneinzug anpassen“ oder „Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren“ (die genaue Bezeichnung variiert je nach Word-Version). Oft findet sich die Option „Listeneinstellungen“ auch im Dropdown-Menü des „Liste mit mehreren Ebenen“-Icons.
  2. Ebene auswählen: Es öffnet sich ein Dialog, in dem du jede Ebene der Nummerierung konfigurieren kannst. Du siehst z.B. Ebene 1, Ebene 2, … bis Ebene 9. Wähle Ebene 1, um Einstellungen für die oberste Ebene (Überschrift 1) vorzunehmen, Ebene 2 für Überschrift 2, etc.
  3. Format und Stil ändern: Für jede Ebene kannst du nun folgendes festlegen:
    • Zahlenformat: Hier bestimmst du, wie die Zahl angezeigt wird, z.B. „1, 2, 3“, oder „A, B, C“, oder römisch „I, II, III“. Für Überschriften nimmt man meist arabische Ziffern. Du kannst auch Text hinzufügen, z.B. „Kapitel 1“ als Format, indem du vor die Zahl Kapitel schreibst (das Leerzeichen nicht vergessen). Word zeigt dir ein Beispiel, wie die Beschriftung dann aussieht.
    • Ebene der vorherigen Nummer einschließen: Für Unterebenen (Level 2 und tiefer) kannst du festlegen, ob die Nummer der übergeordneten Ebene vorangestellt wird. In unserem Beispiel „1.2“ besteht „1“ aus Ebene 1 und „2“ aus Ebene 2. Word hat das meist standardmäßig an: Für Ebene 2 ist eingestellt „Zahlenformat: %1.%2“ (wobei %1 die Nummer der übergeordneten Ebene einfügt, und %2 die Nummer dieser Ebene). Du kannst z.B. auch Ebene 3 so einstellen, dass sie die Nummer von Ebene 1 und 2 voranstellt, etc. Normalerweise brauchst du das nicht zu ändern, denn für Kapitelnummerierung ist es sinnvoll, immer die höheren Ebenen miteinzubeziehen (klassisches Schema).
    • Verknüpfte Formatvorlage: Wichtig ist, dass die richtige Überschriften-Formatvorlage mit der Ebene verknüpft bleibt. In dem Dialog kannst du bei „Verbinden mit Formatvorlage“ (oder „Link level to style:“ in engl.) sehen, ob z.B. Ebene 1 mit Überschrift 1 verbunden ist. Das sollte gegeben sein, wenn du die eingebaute Vorlage genutzt hast. Falls du mal eine komplett eigene Gliederung erstellen willst, könntest du hier auch eigene Formatvorlagen verknüpfen. Für die meisten Anwender genügt aber die Kopplung an die Überschrift-Standards.
    • Einzug/Abstand: Du kannst auch einstellen, wie weit die Nummer eingerückt sein soll und wie der Abstand zum Text ist. Beispielsweise könnte man festlegen, dass Überschrift 1-Nummern linksbündig stehen, Überschrift 2 Nummern etwas eingerückt sind, etc. Dies beeinflusst die Optik der Gliederung in deinem Dokument. Oft sind die Standardwerte OK, aber du kannst z.B. anpassen, dass nach der Nummer ein Tabstopp folgt, damit alle Titel schön untereinander ausgerichtet sind.
  4. Übernehmen und testen: Wenn du deine Änderungen vorgenommen hast, bestätige den Dialog (OK). Die Nummerierung in deinem Dokument sollte sich entsprechend aktualisieren. Prüfe, ob nun alles wie gewünscht aussieht. Zum Beispiel, wenn du „Kapitel 1“ als Format definiert hast, sollte jetzt „Kapitel 1 Einführung“ erscheinen statt „1 Einführung“. Oder wenn du römische Zahlen für Ebene 1 gewählt hast, sollten deine Kapitel nun I, II, III heißen, mit Unterpunkten I.1, I.2 etc. (je nachdem was du eingestellt hast).

Wie kann man die Nummerierung in Word anpassen?

Nun weißt du, wie man Überschriften nummeriert und auch, wie man bei Bedarf eine mehrstufige Gliederung erstellt. Aber was ist, wenn dir Details der Nummerierung nicht gefallen oder spezifische Anpassungen nötig sind? Hier sind einige häufige Anpassungswünsche und wie du sie umsetzen kannst:

1. Nummerierungsformat ändern (Ziffern, Buchstaben, römische Zahlen):

Vielleicht möchtest du statt „1, 2, 3“ lieber „A, B, C“ verwenden (z.B. für Anhänge oder Anhänge-Überschriften), oder römische Zahlen I, II, III für bestimmte Abschnitte. Dies kannst du pro Ebene in der mehrstufigen Liste einstellen:

  • Gehe in den Dialog „Liste mit mehreren Ebenen definieren“ (wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, Rechtsklick auf eine Nummer → „Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren…“).
  • Wähle die entsprechende Ebene und ändere das Zahlenformat. Für Buchstaben gibt es in der Dropdown-Liste z.B. „A, B, C“; für römische „I, II, III“.
  • Bestätige und schaue dir das Ergebnis an. Beispiel: Du könntest Ebene 1 (Kapitel) auf römisch setzen – dann stünde da „I Einführung“, Ebene 2 auf lateinische Buchstaben – dann hättest du „A. Hintergrund“ etc.
  • Hinweis: Mischformate können in speziellen Fällen gewünscht sein. Z.B. Anhänge oft: „Anhang A: [Titel]“. Dies erreicht man, indem man stattdessen vielleicht separate Formatvorlagen oder ein separates Nummerierungsschema nutzt, um die Hauptkapitel (Anhang) anders zu behandeln. Für ein durchgehendes Schema solltest du dich aber auf eine Art von Ziffer/Buchstabe pro Ebene festlegen.
Word Überschriften nummerieren - Nummerierung anpassen

2. Startwert der Nummerierung festlegen (Beginnen bei …):

Standardmäßig beginnen nummerierte Listen und Überschriften bei 1 (bzw. A, I, je nach Format). Manchmal möchte man aber einen anderen Startwert:

  • Für einfache Listen: Klicke mit Rechtsklick auf einen Listeneintrag und wähle „Nummerierung Wert festlegen…“ (oder ähnlich „Nummerierung neu beginnen ab…“). Dort kannst du eine Zahl eingeben, bei der die Liste starten soll. Beispiel: Du möchtest, dass eine Liste bei 5 anfängt – gib 5 ein, bestätige, und der erste Listeneintrag wird als 5. nummeriert, der nächste als 6, etc.
  • Für Überschriften: Hier ist es etwas ungewöhnlicher, den Startwert zu ändern, aber es gibt Fälle. Z.B. wenn dein Dokument Teil einer Reihe ist und erst bei Kapitel 5 weitergeht. In diesem Fall könntest du ebenfalls per Rechtsklick auf der ersten Überschrift „Nummerierung Wert festlegen“ auswählen und als Start „5“ eingeben (und ggf. „Werte für nachfolgende Ebenen ändern“ je nachdem, was Word fragt). Daraufhin würde die erste Überschrift nicht 1, sondern 5 erhalten, die nächste 6, etc.
    Achtung: Bei mehrstufigen Überschriften sollte man vorsichtig sein mit manuellem Startwert, weil es sein kann, dass Word dann den automatischen Bezug zwischen Kapiteln verändert. Meistens nutzt man Startwert setzen eher bei normalen Listen.
  • Häufiger Anwendungsfall: Abbildungen oder Tabellen nummerieren – das läuft zwar über Beschriftungen (Caption) und nicht über Listen, aber auch dort kann man Startzahlen festlegen, falls man zum Beispiel separate Kapitelzählungen für Abbildungen hat. Das ist jedoch ein eigenes Thema.

3. Abstand und Layout der Nummern anpassen:

Vielleicht stört dich, wie die Nummerierung optisch aussieht – z.B. der Abstand zwischen Zahl und Überschriften-Text, oder die Einrückung bei Listen.

  • Für Überschriften-Nummern ist standardmäßig nach der Zahl ein Tabstopp und dann beginnt der Text. Das sorgt dafür, dass trotz unterschiedlich langer Zahlen (1, 10, 100…) der Überschriftentext bündig steht. Du kannst diese Einstellungen im Dialog „Listeneinzug anpassen“ verändern:
    • Einzug vergrößern oder verkleinern: Damit steuerst du, wie weit die Zahl vom linken Seitenrand eingerückt ist.
    • Tabstopp nach: Hier stellst du ein, an welcher Position der Text nach der Nummer beginnt.
    • Ausrichtung: Links, zentriert, rechts – bezieht sich auf die Ausrichtung der Zahl innerhalb des vorgesehenen Platzes. Meist ist „links“ okay.
  • Für normale Listenpunkte kannst du ähnlich vorgehen oder einfach im Lineal die Einzugsmarken verschieben. Wenn du einen nummerierten Eintrag markierst, siehst du oben im Lineal kleine Dreiecke und einen viereckigen Einzugsmaker – damit lässt sich interaktiv die Einrückung der Liste ändern (z.B. alle Zahlen etwas weiter rechts, etc.). Für genaue Werte nutzt du ebenfalls „Listeneinzug anpassen“ via Rechtsklick.

4. Nummerierung bestimmter Absätze unterdrücken (ohne Nummer):

Angenommen, du möchtest eine Überschrift zwar im Inhaltsverzeichnis haben, aber ohne Nummer im Text (z.B. das Vorwort oder die Danksagung einer Arbeit sollen Überschrift-Format haben, aber nicht „0 Vorwort“ oder „1 Danksagung“ genannt werden). Es gibt hierfür ein paar Lösungen:

  • Du könntest eine separate Formatvorlage ohne Nummerierung verwenden (z.B. die Vorlage „Titel“ oder eine eigene „Überschrift ohne Nummer“). Diese taucht im Inhaltsverzeichnis auf, wenn du sie entsprechend definierst, aber wird nicht durch das Nummerierungsschema erfasst.
  • Alternativ kannst du der betreffenden Überschrift manuell die Nummerierung entfernen, indem du auf den Absatz klickst und im Absatz-Menü auf das aktivierte Nummerierungs-Icon klickst (um es zu deaktivieren). Dies trennt aber auch die Verbindung zur Gliederung – daher mit Vorsicht genießen. Im Zweifel lieber mit separater Formatvorlage arbeiten.
  • Für fortgeschrittene Nutzer: Man kann auch in dem mehrstufigen Listenformat eine Ebene definieren, die zwar im Inhaltsverzeichnis auftaucht aber keine Nummer anzeigt, doch das ist eher kompliziert und selten nötig.

5. Sprach- und Formatbesonderheiten:

Wenn du Word in einer anderen Sprache nutzt oder ein bestimmtes Layout brauchst, können Nummerierungszeichen variieren (Punkte, Klammern etc.). Über „Neues Zahlenformat definieren“ (für einfache Listen) kannst du z.B. einstellen, ob nach der Zahl ein Punkt, ein Klammer oder gar nichts kommt. Für mehrstufige Listen geschieht das über die Format-Eingabe mit den Platzhaltern. Beispiel: Du möchtest lieber „1) Titel“ statt „1. Titel“. Dann könntest du in der Formatzeile eintragen: %1) statt %1. für Ebene 1.

Praxis-Beispiel – Unternehmensbericht: Angenommen, dein Unternehmen hat ein Corporate Design, das verlangt, dass Kapitelüberschriften als „Kapitel 1: [Titel]“ erscheinen. Du kannst dies umsetzen, indem du im Nummerierungsformat von Ebene 1 vor die Zahl das Wort „Kapitel“ und einen Doppelpunkt setzt. So brauchst du es nicht in jeder Überschrift manuell vorzuschreiben – ändert sich die Kapitelnummer, bleibt der Text trotzdem „Kapitel X: …“. Ebenso könntest du verlangte römische Zahlen für Anhänge (Anhang I, II, III) einstellen, während der Rest arabisch nummeriert ist. Wichtig ist, ein konsistentes Schema beizubehalten, damit der Leser sich nicht verliert.

Wie erstellt man eine fortlaufende Nummerierung in einer Word-Tabelle?

Neben Überschriften und Aufzählungen gibt es noch einen Bereich, wo Nummerierungen nützlich sind: Tabellen. Häufig möchte man Tabellenzeilen nummerieren, z.B. in einer Tabelle eine Spalte mit lfd. Nummer haben (1, 2, 3, … für jede Zeile). Man könnte natürlich einfach die Zahlen eintippen, aber bei späteren Änderungen (Zeilen einfügen/löschen) muss man dann manuell anpassen. Besser ist es, Word auch hier die Arbeit zu überlassen.

Word Überschriften nummerieren - Tabelle

So kannst du die Zeilen einer Tabelle automatisch nummerieren lassen:

  1. Tabellenspalte markieren: Erstelle zunächst deine Word Tabelle oder verwende eine vorhandene. Wenn du beispielsweise die erste Spalte als Nummerierungsspalte nutzen willst, markiere diese gesamte erste Spalte. Am einfachsten geht das, indem du mit der Maus oberhalb der Spalte kurz wartest, bis ein kleiner Pfeil nach unten erscheint, und dann klickst – damit ist die Spalte markiert. (Alternativ kannst du auch die Tabelle markieren und dann gezielt den gewünschten Bereich auswählen. Du kannst auch mehrere Spalten markieren, aber in der Regel nummeriert man nur eine Spalte.)
    Hinweis: Soll jede Zeile eine Nummer bekommen, reicht es die erste Spalte zu markieren. Wenn du hingegen nur bestimmte Zellen nummerieren willst, markiere genau diese. Beachte: Wenn eine Tabellenzelle mehrere Absatzzeilen Text enthält, würde Word jede Absatzzeile einzeln nummerieren. Daher ist es üblich, pro Zelle nur einen Absatz zu haben (sprich: jeden Tabellenzelle entspricht einem Listeneintrag).
  2. Nummerierung anwenden: Gehe nun auf Start → Gruppe Absatz und klicke auf das Nummerierungs-Icon (1, 2, 3). Dadurch fügt Word in jede markierte Zelle eine fortlaufende Nummer ein. Für die erste Spalte bedeutet das: In der ersten Zeile der Tabelle steht „1“, in der zweiten „2“, dritte „3“ usw., jeweils innerhalb der Zelle. Deine Tabelle hat jetzt also eine automatische Zeilennummerierung in der ersten Spalte.
  3. Format der Zahlen in der Tabelle: Standardmäßig nutzt Word arabische Ziffern mit einem Punkt. Wenn du das ändern möchtest (z.B. kein Punkt, andere Zahlenformate), kannst du – wie bei normalen Listen – einen Rechtsklick auf eine der Nummern machen, dann „Nummerierung“ → „Neues Zahlenformat definieren“. Dort kannst du z.B. den Punkt entfernen oder durch Klammern ersetzen, oder auf andere Formate wechseln. In einer Tabelle nimmt man aber meist das einfache 1, 2, 3 ohne viel Schnickschnack.
  4. Nummerierung bei neuen Zeilen: Ein großer Vorteil: Wenn du neue Tabellenzeilen in der nummerierten Spalte hinzufügst, hält Word die Nummerierung aufrecht. Probiere es aus: Setze den Cursor in die letzte Zelle der nummerierten Spalte (letzte Zeile) und drücke Tab, um eine neue Tabellenzeile anzufügen (das ist ein Word-Kürzel: Tab in der letzten Zelle fügt eine neue Zeile hinzu). Die neue Zeile wird erscheinen, und Word übernimmt die Formatierung der vorherigen Zeile – was in unserem Fall bedeutet, dass auch in der neuen Zeile eine Nummer steht. Meist wird diese korrekt fortlaufend weitergezählt. Sollte es mal nicht automatisch klappen, markiere die neue Zelle und klicke auf das Nummerierungs-Icon bzw. wende „Nummerierung fortsetzen“ an, um die Sequenz fortzuführen. Aber in der Regel erkennt Word die Liste und zählt automatisch weiter.
  5. Besonderheiten beachten: Wenn eine Zelle mehrere Absätze hatte, kann es sein, dass Word innerhalb der Zelle mehrere Nummern eingefügt hat (weil jeder Absatz als eigener Listeneintrag zählt). In normalen Tabellen, wo in jeder Zelle nur eine Sache steht, passiert das nicht. Falls doch, könntest du diese zusätzliche Nummerierung entfernen, indem du innerhalb der Zelle nicht benötigte Nummern löscht oder die Absätze zusammenfügst.

Praxisbeispiel: Stell dir vor, du erstellst einen Fragebogen oder eine Tabelle mit Ergebnissen, und du möchtest jede Zeile eindeutig nummerieren (z.B. Zeile 1 bis 50). Durch die obige Methode musst du die Zahlen 1–50 nicht selbst tippen. Löschst du Zeile 7, passen sich die nachfolgenden Nummern automatisch an (8 wird zu 7, 9 zu 8 usw.). Fügst du irgendwo eine Zeile ein, wird die Liste ebenfalls angepasst. So bleibt die Tabelle konsistent.

Auch in Inventarlisten oder Checklisten nutzt man oft die erste Tabellenspalte als laufende Nummer. Mit Word’s automatischer Nummerierung sparst du dir viel Nacharbeit. Beachte aber, dass Word in der Regel keine Formel wie in Excel kennt, um z.B. Werte in anderen Spalten fortzusetzen – für Zahlenreihen in einer Spalte ist die Listenfunktion jedoch ausreichend.

Wie kann man die Nummerierung in Word automatisch aktualisieren?

Eine der großen Stärken der automatischen Nummerierungsfunktionen in Word ist, dass sie dynamisch und feldbasiert arbeiten. Das heißt: Wenn du irgendwo etwas einfügst oder entfernst, aktualisiert Word die Nummern automatisch, ohne dass du manuell jede Zahl ändern musst. Das passiert meist sofort und automatisch im Hintergrund. Dennoch gibt es Situationen, wo man an „Aktualisieren“ denken sollte:

  • Inhaltsverzeichnis und Verweise: Wenn du ein Inhaltsverzeichnis in Word verwendest (was eng mit den Überschrift-Nummern zusammenhängt), werden die Seitenzahlen und Überschriften dort als Felder angezeigt. Sie aktualisieren sich nicht von selbst ständig, sondern typischerweise, wenn man explizit aktualisiert (z.B. einen Rechtsklick aufs Inhaltsverzeichnis → Felder aktualisieren, oder beim Drucken/Öffnen wenn Word fragt). Ebenso sind Querverweise (Ref-Felder) auf Nummern aktualisierbar. Es ist daher sinnvoll, nach größeren Änderungen im Dokument einmal Strg + A (alles markieren) zu drücken und dann F9 (Felder aktualisieren) zu betätigen. Dadurch werden Dinge wie ein Literaturverzeichnis, Inhaltsverzeichnis, Abbildungsnummern (Abbildungsverzeichnis), Querverweise etc. auf den neuesten Stand gebracht. Die Überschriftennummerierung an sich braucht das nicht – die hat Word intern sofort angepasst –, aber Verweise auf diese Nummern sehr wohl. Beispiel: Du hast im Text geschrieben „siehe Kapitel 3.2 auf Seite 10“. Wenn „Kapitel 3.2“ ein Querverweis war, der als Feld eingefügt wurde, dann ändert er sich erst nach Feldaktualisierung, falls Kapitel 3.2 nun Kapitel 4.2 geworden ist.
Word Überschriften nummerieren - Nummerierung aktualisieren
  • Nummerierung von Überschriften/Liste prüfen: Normalerweise, wenn du etwa einen neuen nummerierten Listeneintrag anfügst, siehst du sofort die richtige Zahl. Sollte das mal nicht passieren (manchmal hakt Word z.B. bei sehr komplex formatierten Listen oder nach Rückgängig/Ausschneiden-Operationen), kannst du Word zwingen, alles neu zu nummerieren. Das einfachste Mittel: Dokument schließen und neu öffnen oder kurz die Formatierung entfernen und wieder anwenden. Ein methodischer Weg: Markiere die betreffenden Listenelemente, mache einen Rechtsklick und wähle „Nummerierung fortsetzen“ (auch wenn sie eigentlich fortsetzen sollten – das erzwingt eine Neuberechnung). In extrem seltenen Fällen muss man das Nummerierungsformat neu zuweisen (über die Bibliothek auswählen). Aber in der Regel genügen diese Handgriffe.
    Word ist so gebaut, dass jede automatische Nummer ein Feld bzw. Attribut am Absatz ist, das sich sofort selbst aktualisiert, wenn sich was am Kontext ändert. Du kannst das z.B. austesten: Mach zwei nummerierte Punkte, 1 und 2. Lösche den ersten. Der zweite wird sofort zu „1.“ weil er nun der erste in der Liste ist. Das ist kein manueller Schritt, sondern passiert automatisch. Daher musst du dir während des Schreibens kaum Gedanken über „Aktualisieren“ machen – es sei denn, du arbeitest mit Feldern wie Querverweisen.
  • Autokorrektur und Formatvorlagen automatisch aktualisieren: Eine andere Bedeutung von „automatisch aktualisieren“ in Word betrifft Formatvorlagen – das ist hier nicht das Thema, aber zur Klarstellung: In Word gibt es die Option, dass eine Formatvorlage „automatisch aktualisiert“ wird, wenn man manuelle Änderungen vornimmt (das ist oft eher hinderlich). Das verwechseln manche mit dem Aktualisieren der Inhalte. Für uns ist wichtig: Nummerierungen (die ja an Formatvorlagen hängen können) aktualisieren sich inhaltlich von selbst. Du musst nicht händisch eingreifen, solange alles sauber verknüpft ist.
  • Fall: Numerierungen in Textfeldern oder speziellen Objekten: Wenn du Nummern in komplexeren Bereichen einsetzt (z.B. in Textfeldern, in Gruppierungen, oder mit Styleref-Feldern), kann es sein, dass diese nicht sofort mitspringen. Das führt aber zu weit – nur als Hinweis: Die Standard-Methode (Strg+A, F9) aktualisiert alle Felder im Haupttext, aber nicht in Kopf-/Fußzeilen oder Textfeldern. Für Kopf-/Fußzeile musst du separat reingehen und F9 drücken. Für Textfelder ebenfalls. Überschriftennummern in normalen Absätzen sind davon nicht betroffen (die sind ja kein klassisches Feld, sondern Listenformat).

Kurz gesagt: Du musst dich um das Aktualisieren der Nummerierung kaum kümmern, weil Word es automatisch erledigt. Aber vergiss nicht, am Ende einer großen Bearbeitung das Inhaltsverzeichnis und eventuelle Verweise zu aktualisieren, damit alles konsistent ist. Word fragt beim Drucken oft automatisch, ob es Felder aktualisieren soll – da kannst du i.d.R. zustimmen.

Tipp: Wenn du ein Dokument mit vielen nummerierten Überschriften zwischen verschiedenen Computern oder Kollegen austauschst, kann es sinnvoll sein, einmal die Nummerierung „zu fixieren“ bzw. zu überprüfen, ob überall das gleiche Format gilt. Unterschiedliche Word-Versionen können theoretisch unterschiedliche Standardlistenformate haben. Durch explizites Festlegen (wie oben gezeigt) stellst du sicher, dass die Nummerierung eindeutig definiert ist. Sollte doch mal eine Nummer komisch aussehen, wende einfach erneut dein Listenvorlagenformat an. Und keine Sorge: Solange du die Überschriftentexte nicht löschst, bekommst du die Nummern wiederhin.

Wie erhält man die Nummerierung 1.1, 1.2, 1.3 in Word?

Diese Frage haben wir im Grunde schon im Abschnitt zur mehrstufigen Überschriftennummerierung beantwortet, aber da sie so oft gestellt wird, fassen wir hier nochmal konkret die Schritte zusammen, um Nummern im Format 1.1, 1.2, 1.3 zu erhalten:

  1. Überschriften formatieren: Weise deinen Hauptkapiteln die Formatvorlage Überschrift 1 zu und deinen Unterkapiteln Überschrift 2. Zum Beispiel:
    • Kapitelüberschrift: „Grundlagen“ → Formatvorlage Überschrift 1
    • Unterkapitel: „Definitionen“ (unter „Grundlagen“) → Formatvorlage Überschrift 2
    • Nächstes Unterkapitel: „Theorie“ (auch unter „Grundlagen“) → Überschrift 2
    • Nächstes Hauptkapitel: „Methodik“ → Überschrift 1, etc.
  2. Mehrstufige Nummerierung anwenden: Klicke in die erste Überschrift 1 (z.B. „Grundlagen“). Gehe zu Start → Absatz → klicke auf Liste mit mehreren Ebenen. Wähle die Vorlage, die auf Überschriften abzielt, insbesondere eine, die so etwas zeigt wie „1 Überschrift 1, 1.1 Überschrift 2“. Sobald du das tust, nummeriert Word:
    • „Grundlagen“ wird zu „1 Grundlagen“
    • „Definitionen“ wird zu „1.1 Definitionen“
    • „Theorie“ wird zu „1.2 Theorie“
    • „Methodik“ (neues Hauptkapitel) wird zu „2 Methodik“
    • Ein Unterkapitel unter „Methodik“ würde „2.1 …“ werden, usw.
  3. Ergebnis überprüfen: Du solltest jetzt genau das gewünschte Format sehen: Überschrift-1-Elemente haben einfache Nummern (1, 2, 3, …), Überschrift-2-Elemente haben zweistufige Nummern mit einem Punkt (1.1, 1.2, 2.1, 2.2, …). Falls du sogar eine dritte Ebene hättest (Überschrift 3), käme ein weiterer Punkt und Zahl hinzu (z.B. 2.2.1). Aber oft reichen 1.1, 1.2, 1.3 für zwei Ebenen.
  4. Format anpassen (falls nötig): Standardmäßig setzt Word nach der Zahl einen Tabulator. D.h. die Zahlen „1.“ und „1.1“ sind ausgerichtet. Wenn du möchtest, kannst du im Kontextmenü „Listeneinzug anpassen“ den Abstand justieren, aber in der Regel ist das nicht zwingend. Wichtig ist: Schreib nicht selbst den zweiten Teil der Nummer! Manche Nutzer versuchen, „1.1“ zu schreiben – das übernimmt Word für dich. Du musst nur die Hierarchie durch die Überschriftsebenen klar machen.

Wenn du alles richtig gemacht hast, erhältst du genau die Nummerierung im Stil 1.1, 1.2, 1.3 für deine Unterüberschriften. Noch einmal der Hinweis: Die zweite Zahl (nach dem Punkt) repräsentiert die laufende Nummer der Überschrift 2 innerhalb der Überschrift 1. Wenn also Überschrift 1 wechselt, beginnt die Zählung der 1.x wieder von vorne. Beispiel:

  • Kapitel 1 hat Unterpunkte 1.1, 1.2, 1.3.
  • Kapitel 2 hat Unterpunkte 2.1, 2.2 (auch wenn vorher 1.3 das letzte war, geht es bei neuem Kapitel logischerweise mit 2.1 los, nicht 1.4 – das wäre falsch, weil Unterpunkte ja zu ihrem Kapitel gehören).

Fehlervermeidung: Solltest du feststellen, dass deine Unterpunkte durchgehend numerieren (1.1, 1.2, 1.3, dann 1.4, 1.5 statt auf 2.1 zu springen beim neuen Kapitel), dann ist vermutlich die Einstellung „Neustart der Nummerierung bei neuer oberster Ebene“ nicht aktiv oder kaputt. Das kann in den Listeneinstellungen korrigiert werden (bei Ebene 2 muss Häkchen bei „Beginnt neue Liste bei jeder höheren Ebene“ gesetzt sein). Normalerweise ist das jedoch automatisch richtig eingestellt, wenn man Word’s Vorlage nutzt.

Anwendungsbeispiel: Gerade in wissenschaftlichen Arbeiten ist dieses Schema (1.1, 1.2, … für Abschnitte) sehr verbreitet. Ebenso in größeren Berichten mit mehreren Unterthemen. Es ermöglicht, im Text z.B. „siehe Abschnitt 1.2“ zu schreiben, was sofort eindeutig ist. Du kannst diese Abschnittsnummern auch für Querverweise nutzen: Word kann automatisch die aktuelle Überschriftennummer einfügen, wenn du einen Querverweis setzt – dann bleibt sogar der Verweis aktuell, falls sich die Nummerierung ändert.

Zum Schluss noch: Wenn du die Überschriftennummerierung eingerichtet hast, vergiss nicht, dein Inhaltsverzeichnis (falls benötigt) einzufügen oder zu aktualisieren. Word übernimmt die Nummern in das Inhaltsverzeichnis, sodass dort z.B. „1.1 Definitionen ……. Seite 5“ stehen wird. Um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen, geh auf Referenzen → Inhaltsverzeichnis → Automatisches Verzeichnis. Dank der nummerierten Überschriften bekommst du ein schönes, nummeriertes Inhaltsverzeichnis ohne Zusatzaufwand.

Fazit

In diesem ausführlichen Artikel zum Thema „Word Überschriften nummerieren“ haben wir dir gezeigt, wie du Überschriften in Word nummerierst – von einfachen fortlaufenden Nummern bis zu komplexen mehrstufigen Gliederungen. Wir haben auch verwandte Themen gestreift: kontinuierliche Listen, Nummerierung nach Unterbrechungen fortsetzen und Tabellenzeilen automatisch nummerieren.