Wenn ein Anwender bei Microsoft Outlook 2007 oder Outlook 2010 eine E-Mail Adresse beim Schreiben einer E-Mail angibt,  so schlägt das  Outlook bereits bekannt E-Mailadressen dem Anwender vor und dieser kann aus einer Liste die entsprechende E-Mail Adresse auswählen.

Bekannte E-Mail Adressen im Outlook als Empfänger vorschlagen

Dies hat allerdings nichts mit den Outlook Kontakten zu tun, sondern Outlook merkt sich einfach die bereits verwendeten E-Mail Empfänger und schlägt diese beim nächsten Mal automatisch vor.

Was ist aber nun, wenn der Anwender z.B. einen neuen PC erhält oder ein neues Anwenderprofil? Was passiert dann mit diesen sinnvollen Vorschlägen? Im Normalfall sind diese verloren. Aber es gibt eine Möglichkeit diese entsprechend zu sichern und auf den neuen PC oder in das neue Profil zu übertragen.

Outlook 2003/2007:
Bei Outlook 2003 und 2007 ist es so, dass Outlook in dem Profilverzeichnis \Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook eine Datei mit der Endung *.NK2 speichert. Diese Datei enthält  eben genau diese Information. Diese Datei dann einfach in das entsprechende Verzeichnis des neuen PC´s oder  des neuen Profil´s kopieren und schon sind diese Informationen im Outlook wieder vorhanden.

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Backup der Outlook PST Datei erstellen

Outlook 2010:
Bei Outlook 2010 gibt es  diese *.NK2 Dateien nicht mehr.  In diesem Fall werden diese Informationen automatisch im Exchange Postfach bzw. in der .PST Datei abgespeichert, der Admin braucht sich somit  um keine Übernahme von Daten oder Dateien kümmern. Sichert man allerdings die oben beschriebene *.NK2 Datei aus älteren Outlook Versionen (2003/2007) in das entsprechende Verzeichnis zurück, so übernimmt Outlook 2010 automatisch diese Daten.