Serienbrief erstellen Word

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das in Microsoft Word erstellt wird und mit individuellen Empfängerdaten personalisiert werden kann. So können Sie zum Beispiel an viele Freunde, Verwandte, Kunden oder Lieferanten einen fast gleichen Brief schicken. Word passt dann die Anrede, den Namen und die Adressen automatisch an und macht somit individuelle Briefe daraus.

Damit kann man sich viel Zeit sparen und muss den Brief nur einmal erstellen. In dieser Word und Excel Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Microsoft Word und einer Adressliste in Excel einen Serienbrief erstellen können. Diese Anleitung können Sie benutzen für private Anlässe, zum Beispiel für Einladungen, Rundschreiben oder Weihnachtsbriefe oder auch für geschäftliche Rundschreiben.

Vorbereitung: Adressliste in Excel erstellen für den Serienbrief

Bevor Sie mit Word loslegen, benötigen Sie eine Datenquelle mit den Empfängerinformationen. Oft ist es am einfachsten, diese Adressliste in Excel anzulegen.

• Excel-Tabelle anlegen: Öffnen Sie bitte Microsoft Excel und dann erstellen Sie eine neue Tabelle. In der ersten Zeile sollten die Spaltenüberschriften stehen, z.B. Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort etc. Jede Spalte entspricht einem Datenfeld (eine Information, die später im Brief verwendet wird). Achten Sie darauf, jeder Spalte eine eindeutige Überschrift zu geben.

• Daten eintragen: Tragen Sie ab der zweiten Zeile unter jeder Überschrift die jeweiligen Informationen für jeden Empfänger ein. Jede Zeile entspricht einem Empfänger. Füllen Sie die Tabelle also zeilenweise mit den Adressdaten all Ihrer Empfänger. Sie können natürlich auch Daten aus Ihrer Adressverwaltung exportieren und in Excel entsprechend umformatieren.
• Excel-Datei speichern: Speichern Sie danach die Excel-Tabelle ab, sobald alle benötigten Daten eingetragen sind. Merken Sie sich den Speicherort, da Sie die Datei gleich in Word auswählen müssen. Am besten schließen Sie die Excel-Datei anschließend, bevor Sie in Word damit arbeiten.

Hinweis: Stellen Sie bitte sicher, dass keine Leerzeilen in Ihrer Liste enthalten sind (auch am Ende der Liste) und dass sich alle relevanten Daten auf einem Tabellenblatt befinden. Sollte Ihre Excel-Datei mehrere Blätter umfassen, verwenden Sie das Blatt mit den gewünschten Empfängerdaten. Die erste Zeile mit den Überschriften wird von Word später als Feldname erkannt. Eine gut vorbereitete Excel-Liste verhindert dann auch Fehler beim Zusammenführen der Daten.

Tipp: Neben Excel kann Word auch andere Quellen für Serienbriefe verwenden, z.B. direkt eine neue Adressliste in Word oder Kontakte aus Outlook. Wie Sie ein eigenes Outlook Adressbuch anlegen und verwalten, erklären wir in einem separaten Beitrag.

Serienbrief erstellen Word – Anleitung

Danach geht es an die Erstellung des Serienbriefs in Word. Dazu nutzen wir den Seriendruck-Assistenten von Word, der Sie komfortabel durch alle Schritte führt. Bitte öffnen Sie Microsoft Word und folgen Sie dieser Anleitung:

• Seriendruck-Assistent starten: Starten Sie bitte Word (auch per Tastenkombination möglich) und erstellen Sie ein neues leeres Dokument (oder öffnen Sie Ihren vorbereiteten Brief als Vorlage). Wechseln Sie dann oben zur Registerkarte „Sendungen“ (so heißt die Mailings-Tab in der deutschen Version). Klicken Sie dort auf „Seriendruck starten“. Wählen Sie im Dropdown-Menü ganz unten „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“. Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite der Schritt-für-Schritt-Assistent für Seriendruck.

• Dokumenttyp auswählen: Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie dann den Dokumenttyp aus. Markieren Sie hier „Briefe“ (für einen klassischen Serienbrief). Alternativ können Sie auch E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnis auswählen, je nachdem was Sie erstellen möchten. Für unseren Zweck wählen wir Briefe. Klicken Sie dann unten im Assistenten auf „Weiter: Dokument wird gestartet“.

• Startdokument einrichten: Nun legt Word fest, welches Dokument als Grundlage verwendet wird.
• Aktuelles Dokument verwenden: Wenn Sie bereits einen Brief im Word-Fenster geschrieben haben oder das leere Dokument direkt als Brief nutzen möchten, wählen Sie diese Option.
• Vorlage verwenden: Sie können eine vordefinierte Word-Briefvorlage auswählen (falls Sie z.B. eine hübsch formatierte Vorlage benutzen wollen).
• Vorhandenes Dokument öffnen: Falls Sie Ihren Serienbrief-Text schon in einem gespeicherten Word-Dokument vorbereitet haben, können Sie dieses hier öffnen und als Hauptdokument verwenden.
  Treffen Sie Ihre Wahl (für die meisten Fälle reicht „Aktuelles Dokument„). Dann klicken Sie im Assistenten unten auf „Weiter: Empfänger wählen“.

• Empfängerliste auswählen: Jetzt verbinden wir die Excel-Liste mit dem Word-Dokument. Wählen Sie dazu im Assistenten „Vorhandene Liste verwenden“ und klicken Sie auf „Durchsuchen…“. Suchen Sie die zuvor gespeicherte Excel-Datei mit Ihren Adressdaten und öffnen Sie sie bitte. Word fragt dann, welches Arbeitsblatt (Tabellenblatt) Sie verwenden möchten – wählen Sie das Blatt aus, auf dem die Adressen stehen (oft Tabelle1, sofern Sie nur ein Blatt haben).
  Bestätigen Sie bitte die Auswahl. Anschließend erscheint ein Dialog mit dem Inhalt Ihrer Adressliste. Setzen Sie hier unbedingt den Haken bei „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“, damit Word die Überschriftzeile korrekt als Felder erkennt. Mit OK übernehmen Sie die Empfänger.

• Empfänger filtern oder auswählen: In der angezeigten Empfängerliste können Sie optional bestimmte Datensätze abwählen oder nach Kriterien filtern. Zum Beispiel können Sie einzelne Empfänger ausschließen, indem Sie das Häkchen vor dem Namen entfernen. Wenn Sie alle Briefe an alle aufgelisteten Personen senden wollen, lassen Sie alles unverändert.
• Brief schreiben und Felder einfügen: Jetzt verfassen Sie den eigentlichen Brief (ggf. auch Formular) im Word-Dokument und fügen an den Stellen, die personalisiert werden sollen, Seriendruckfelder ein. Klicken Sie im Assistenten auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“. Tippen Sie nun den Brieftext, sofern er noch nicht vorhanden ist. Fügen Sie Platzhalter für die variablen Daten ein, wo nötig:
• Für Adressen am Briefkopf können Sie auf „Adressblock“ klicken. Word fügt dann einen kompletten Adressblock mit Name, Straße, Ort etc. ein (Sie können im Dialog einstellen, welche Felder enthalten sind und in welchem Format).

• Für die Anrede können Sie „Grußzeile“ verwenden, um z.B. „Sehr geehrte Herr Müller,“ automatisch passend zu generieren.
• Sie können natürlich auch individuelle Felder direkt einfügen: Klicken Sie dazu an die gewünschte Stelle (etwa nach „Sehr geehrte(r) “ im Brieftext) und dann oben in der Menüleiste auf „Seriendruckfeld einfügen“. Wählen Sie im Dropdown das entsprechende Feld, z.B. Vorname oder Nachname. Auf diese Weise fügen Sie alle gewünschten Datenbankfelder in Ihren Brief ein.

• Vorschau prüfen: Bevor Sie die Briefe endgültig erstellen, sollten Sie sich zur Sicherheit eine Vorschau ansehen. Klicken Sie im Assistenten auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“. Word ersetzt nun die Platzhalterfelder mit den tatsächlichen Daten des ersten Empfängers, sodass Sie sehen, wie der Brief aussehen wird.
• Mit den Navigationspfeilen im Assistenten oder oben im Menüband können Sie zwischen den Datensätzen blättern (z.B. „<<“ und „>>“ Symbole), um auch die Inhalte für weitere Empfänger zu überprüfen. Kontrollieren Sie bitte, ob die Anrede und alle eingefügten Felder richtig übernommen wurden und der Brief keine Platzhalter mehr enthält. Wenn etwas nicht passt (z.B. falsche Anredeform), können Sie jetzt noch zurückgehen und Änderungen vornehmen.

• Seriendruck abschließen: Wenn die Vorschau zufriedenstellend ist, klicken Sie im Assistenten auf „Weiter: Seriendruck beenden“. Jetzt haben Sie mehrere Möglichkeiten, die fertigen Serienbriefe zu generieren.
• „Drucken…“: Wählen Sie bitte diese Option, wenn Sie alle Briefe sofort auf Ihrem Drucker ausdrucken möchten. Sie können im folgenden Dialog z.B. angeben, ob wirklich alle Datensätze gedruckt werden sollen oder nur eine Auswahl.

• „Individuelle Briefe bearbeiten“: Diese Option erzeugt ein neues Word-Dokument, in dem alle personalisierten Briefe als einzelne Seiten enthalten sind. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie die Briefe zuerst speichern oder individuell nachbearbeiten möchten. Word öffnet dann ein Dokument (meist „Serienbriefe1“) mit dem gesamten Serienbriefsatz. Sie können dieses Dokument normal speichern und z.B. für Ihre Ablage nutzen.
• „E-Mail-Nachrichten senden“: Falls Sie im Schritt 2 E-Mail-Nachrichten als Dokumenttyp gewählt haben, können Sie hierüber direkt E-Mails verschicken lassen. Word verwendet dann Ihr E-Mail-Programm (z.B. Outlook), um für jeden Datensatz eine E-Mail zu generieren. Sie müssen dazu ein Feld als E-Mail-Adresse auswählen (z.B. wenn Ihre Excel-Liste eine Spalte mit E-Mail-Adressen hat) und einen Betreff angeben. Danach werden alle Mails automatisch versendet. (Für den klassischen Brief können Sie diese Option ignorieren.)

Herzlichen Glückwunsch – Ihr Word Serienbrief mit Hilfe von Excel ist nun erstellt!

Noch ein Hinweis: Wenn Sie noch andere Wege suchen, Excel-Inhalte nach Word zu übertragen, finden Sie in unserem Artikel Excel in Word umwandeln – So geht’s weitere Methoden. Dort zeigen wir z.B., wie man Excel-Tabellen direkt einbettet oder einfache Kopierfunktionen nutzt. Für die meisten Serienbriefe ist jedoch die hier erklärte Seriendruckfunktion die bessere Lösung.

Serienbrief erstellen Word – FAQ

Zum Abschluss beantworten wir einige häufige Fragen (Frequently asked Questions – FAQs), die beim Erstellen von Serienbriefen in Word auftreten können.

Kann ich den Serienbrief auch per E-Mail versenden?

Ja. Word bietet die Möglichkeit, Serienbriefe nicht nur auf Papier, sondern auch als E-Mails zu verschicken. Dazu wählen Sie im Seriendruck-Assistenten als Dokumenttyp „E-Mail-Nachrichten“ (statt Briefe) aus. Die Schritte der Vorbereitung sind fast identisch. Sie brauchen in Ihrer Empfängerliste natürlich eine Spalte mit den E-Mail-Adressen der Empfänger. Beim Abschließen des Seriendrucks wählen Sie dann „E-Mail-Nachrichten senden“.

Es erscheint dann ein Dialog, in dem Sie das Feld für die Empfängeradresse angeben (z.B. E-Mail), einen Betreff eingeben und festlegen, ob alle Datensätze gesendet werden sollen. Word wird dann anschließend über Outlook die einzelnen Mails versenden. Beachten Sie allerdings, dass Outlook eingerichtet sein muss und eventuell pro Mail ein Sendevorgang stattfindet. Für private Rundschreiben per E-Mail ist dies sehr praktisch und relativ einfach einzurichten.

Oftmals ist es auch ratsam, sich für Serienbriefe einen Outlook Verteiler anzulegen.

Warum zeigt Word im Serienbrief statt der Daten merkwürdige Feldbezeichnungen an?

Wenn Sie in Ihrem Dokument anstelle der erwarteten Namen und Adressen etwas sehen wie { MERGEFIELD Name } oder ähnliche geschweifte Klammern, dann sind die Feldfunktionen sichtbar. Das bedeutet, Word zeigt den Feld-Code anstatt des Wertes. Dieses können Sie leicht umschalten: Drücken Sie einfach die Word Tastenkombination Alt + F9 auf der Tastatur. Dadurch wechselt Word zurück zur Anzeige der Daten statt der Feldfunktionen.

Mit Alt+F9 kann man jederzeit hin- und herschalten. In den Word-Optionen gibt es ebenfalls eine Einstellung dafür (unter Erweitert -> Dokumentinhalt anzeigen -> Feldfunktionen statt Werten anzeigen). Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man die Feldanzeigen steuert, lesen Sie unseren Artikel „Word Feldfunktionen ausschalten„. Nach dem Umschalten sollten im Dokument wieder die richtigen Empfängerdaten sichtbar sein.

Kann ich anpassen, wie z.B. das Datum oder andere Formate im Serienbrief erscheinen?

Word übernimmt standardmäßig die Daten so, wie sie aus der Quelle kommen. Wenn Sie z.B. ein Datum aus Excel einfügen, wird es oft im US-Format angezeigt (MM/TT/JJJJ). Sie können das Format im Serienbrief anpassen, indem Sie einen sogenannten Seriendruck-Feldschalter verwenden. Das ist ein spezielles Formatkommando innerhalb des Feldes. Dazu müssten Sie die Feldfunktion anzeigen (Alt+F9) und einen Schalter einfügen, z.B. \@ „DD.MM.YYYY“ für ein Datum im Format Tag.Monat.Jahr.

Nach dem Zurückschalten (Alt+F9) und Aktualisieren (F9 drücken) erscheint das Datum dann im gewünschten Format. Ähnlich lassen sich Währungen oder andere Zahlen formatieren.

Können auch Etiketten oder Umschläge als Seriendruck erstellt werden?

Ja, der Seriendruck-Assistent von Word beherrscht neben Briefen auch Etiketten und Umschläge. Wählen Sie dazu im Schritt Dokumenttyp bitte einfach Etiketten oder Umschläge. Der Word Assistent führt Sie dann durch etwas angepasste Schritte. Bei Etiketten wählen Sie z.B. zunächst das Etikettenformat (Hersteller und Nummer des Etikettenbogens) aus, bevor Sie die Empfängerliste verbinden.

Danach fügen Sie die Adressfelder auf dem ersten Etikett ein und Word überträgt das auf alle Etiketten. Bei Umschlägen können Sie Absender und Empfänger an der gewünschten Stelle positionieren.

Wo wird mein Serienbrief gespeichert und kann ich ihn später erneut verwenden?

Der Hauptdokument (also Ihre Word-Datei mit den Seriendruckfeldern) bleibt auch nach dem Fertigstellen erhalten. Wenn Sie nichts anderes wählen, arbeitet Word mit dem aktuellen Dokument weiter. Sie sollten dieses Hauptdokument speichern (als normales Word-Dokument .docx). Darin sind weiterhin die Verknüpfungen zur Excel Datenquelle enthalten.

Öffnen Sie diese Datei später erneut, fragt Word normalerweise, ob die Verbindung zur Datenquelle (Excel-Liste) wieder hergestellt werden soll. Dies müssen Sie bestätigen, wenn Sie in der Excel-Liste Empfänger ergänzt oder Daten geändert haben. Die bereits erzeugten individuellen Briefe (etwa das zusammengeführte Dokument mit allen Briefen) können Sie separat speichern, jedoch sind diese dann normale Dokumente ohne Datenverbindung. Für eine spätere Wiederverwendung ist es besser, das Ausgangs-Word-Dokument mit den Feldern aufzubewahren und nur bei Bedarf die Excel-Liste zu aktualisieren.

Kann ich auch Outlook-Kontakte als Empfänger verwenden?

Ja, anstelle einer Excel-Liste können Sie im Schritt Empfänger auswählen auch „Aus Outlook-Kontakten auswählen“ anklicken (sofern Outlook auf Ihrem PC installiert und eingerichtet ist). Dann haben Sie Zugriff auf Ihr Outlook-Adressbuch direkt aus Word.

Sie können einen Kontakte-Ordner wählen und dann die gewünschten Kontakte als Empfänger markieren. Word übernimmt dann diese dann genau wie eine Excel-Liste. Für viele private Anwender ist eine Excel-Liste jedoch übersichtlicher und einfacher zu bearbeiten. Sollten Sie viele Kontakte in Outlook gespeichert haben, können Sie diese aber nutzen, ohne sie erst nach Excel exportieren zu müssen.

Wichtig ist, dass die Kontakte in Outlook gut gepflegt sind (Namen, Adressen etc. in den jeweiligen Feldern). Wie man in Outlook ein eigenes Adressbuch erstellt oder Kontakte verwaltet, zeigen wir in unserem Beitrag „Outlook Adressbuch„. Dort finden Sie Tipps zum Anlegen und Organisieren Ihrer Kontaktordner. Diese können dann direkt für Serienmails oder -briefe herangezogen werden.

Zusammenfassung – Serienbriefe in Word sind gar nicht so schwer

Wie Sie gesehen haben, sind zwar einige Schritte notwendig, um im Word einen Serienbrief (Seriendruck) durchzuführen. Aber mit Hilfe des Word Assistenten wird man durch die notwendigen Schritte durchgeleitet. Mit etwas Ausprobieren sollten Sie in der Lage sein, mit Hilfe dieser Anleitung „Serienbrief erstellen Word“ einen individuellen Serienbrief zu erstellen. Sollten Sie Fragen haben, so hinterlassen Sie einfach einen entsprechenden Kommentar am Ende dieser Anleitung.