Outlook Adressbuch

In Outlook werden Ihre Kontakte und Adressen in sogenannten Outlook Adressbuch bzw. in Kontaktordnern verwaltet. Jeder Kontaktordner kann gleichzeitig als eigenes Adressbuch verwendet werden. Das bedeutet, wenn Sie einen neuen Ordner unter „Kontakte“ anlegen und ihn als Adressbuch anzeigen lassen, erscheint er später in der Adressbuch-Auswahl. In dieser Outlook Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Outlook ein Adressbuch erstellen, ändern, kopieren, exportieren und bearbeiten sowie Ihre Kontakte synchronisieren können.

Wie kann ich im Outlook ein Adressbuch anlegen?

Um ein neues Adressbuch in Outlook anzulegen, legen Sie zunächst einen neuen Kontakte-Ordner an und aktivieren dann dessen Nutzung als Adressbuch. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

• Wechseln Sie zur Personen- oder Kontakte-Ansicht. In Outlook finden Sie unten links ein Symbol für „Personen“ (früher „Kontakte“). Klicken Sie darauf, um Ihre Kontaktordner anzuzeigen.
  
• Neuen Ordner erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Kontakte“ (oder einen bereits vorhandenen Unterordner darunter) im linken Ordnerbereich. Wählen Sie im Kontextmenü „Neuer Ordner“.

• Ordner benennen und Speicherort wählen. Geben Sie im Fenster „Neuen Ordner erstellen“ einen aussagekräftigen Namen ein (zum Beispiel „Privat“ oder „Team-Adressen“). Als Speicherort wählen Sie idealerweise wieder den Ordner „Kontakte“. Bestätigen Sie mit „OK“.
  
• Ordner als Adressbuch einrichten. Finden Sie den soeben erstellten Ordner in der Kontaktübersicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner und wählen Sie „Eigenschaften“. Wechseln Sie im Eigenschaftenfenster zum Reiter „Outlook-Adressbuch“. Setzen Sie dort den Haken bei „Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen“. Damit wird Ihr neuer Ordner als eigenständiges Adressbuch behandelt. Bestätigen Sie mit „OK“.

• Adressbuch überprüfen. Wechseln Sie zurück zu Ihrem Posteingang oder einer anderen Ansicht. In der Menüleiste klicken Sie auf „Adressbuch“ (meist unter dem Reiter „Start“ in der Gruppe „Suchen“). Im Adressbuch-Dialog sollte Ihr neu angelegtes Adressbuch nun in der Adressbuch-Auswahl aufgeführt sein. Damit haben Sie erfolgreich ein neues Adressbuch erstellt, das Sie beim Verfassen von E-Mails auswählen können. Wussten Sie, dass Sie einen Outlook Kontakt direkt aus einer E-Mail erstellen können?

Wie ändere ich das Adressbuch in Outlook?

Unter „Adressbuch ändern“ kann man verschiedene Anpassungen verstehen – etwa einen Adressbuchordner umbenennen oder das Standard-Adressbuch festlegen. Wichtig ist: Ein Adressbuch in Outlook ist in der Regel ein Kontaktordner. Möchten Sie diesen Ordner umbenennen, tun Sie dies direkt in der Ordneransicht:

• Adressbuch umbenennen: Gehen Sie in die Personen/Contacts-Ansicht, finden Sie den entsprechenden Ordner in der Ordnerliste, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Umbenennen“. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie Enter. Der Ordnername ändert sich sofort, und das Adressbuch erscheint künftig unter dem neuen Namen.

Zusätzlich können Sie einstellen, welches Adressbuch Outlook standardmäßig vorschlägt, etwa wenn Sie einen Empfänger suchen. Das geht so:

1. Adressbuch öffnen: Klicken Sie im Posteingang oder einer beliebigen Outlook-Ansicht oben im Ribbon auf „Adressbuch“ (meist unter „Start“).
2. Optionen wählen: Im sich öffnenden Adressbuch-Fenster klicken Sie oben links auf „Extras“ und dann auf „Optionen“.
3. Standard-Adressbuch festlegen: Unter der Überschrift „Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen“ wählen Sie aus der Liste das gewünschte Adressbuch aus (z. B. „Kontakte“ oder den von Ihnen erstellten Ordner). Dadurch wird dieses Adressbuch beim Öffnen automatisch als erstes angezeigt.
4. Reihenfolge ändern: Wenn Sie mehrere Adressbücher haben und die Reihenfolge ändern möchten, wählen Sie in den gleichen Optionen „Benutzerdefiniert“ aus. Markieren Sie ein Adressbuch in der Liste und nutzen Sie die Pfeiltasten (nach oben/unten), um die Reihenfolge festzulegen. So können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Outlook Ihre Adressbücher durchsucht.

5. Änderungen speichern: Bestätigen Sie mit „OK“, um die vorgenommenen Einstellungen zu übernehmen. Ab sofort verwendet Outlook Ihr ausgewähltes Adressbuch bzw. die neue Reihenfolge als Standard.

Durch diese Schritte haben Sie das Aussehen und Verhalten Ihrer Adressbücher in Outlook angepasst. Das beschriebene Vorgehen gilt für das klassische Outlook im Desktop-Modus. In der neuen Outlook-App für Windows (manchmal als „Outlook für Microsoft 365 (neu)“ bezeichnet) können Sie ähnliche Einstellungen vornehmen, wobei Sie das Adressbuch oft über „Kontakte verwalten“ im Menü „Personen“ finden.

Wie kopiere ich das Adressbuch von Outlook?

Wenn Sie Ihr Adressbuch bzw. Ihre Kontakte in Outlook kopieren möchten, gibt es verschiedene Möglichkeiten – je nachdem, ob Sie innerhalb von Outlook kopieren oder Daten für eine Übertragung nach außen vorbereiten. Hier einige verbreitete Methoden:

• Kontakte in einen anderen Ordner kopieren: Öffnen Sie in Outlook die Ansicht „Personen“. Wählen Sie das Adressbuch (Kontaktordner) aus, dessen Kontakte Sie kopieren wollen. Markieren Sie alle Kontakte darin (zum Beispiel mit Strg+A), klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“ (oder drücken Sie Strg+C). Navigieren Sie dann zu dem Ordner, in den Sie kopieren möchten, und fügen Sie die Kontakte dort ein (Rechtsklick > „Einfügen“ oder Strg+V). Outlook legt daraufhin Duplikate mit den gleichen Daten im Zielordner an.
  
• Kontaktordner duplizieren: Einen ganzen Kontaktordner können Sie oft auch einfach per Drag & Drop kopieren, wenn ein weiteres Outlook-Profil oder eine andere Datendatei geöffnet ist. Halten Sie beim Ziehen die Strg-Taste gedrückt, um einen Ordner zu kopieren anstatt zu verschieben. Dadurch wird eine neue Kopie des Kontaktordners mit allen enthaltenen Kontakten erstellt.

• Kontakte an ein anderes E-Mail-Konto kopieren: Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingerichtet haben (z. B. ein privates und ein geschäftliches), können Sie Kontakte von einem Konto auf ein anderes übertragen, indem Sie die Kontakte im einen Konto markieren und in den Kontakte-Ordner des anderen Kontos ziehen oder kopieren. Outlook erstellt dann Kopien in dem Zielkonto. Achten Sie darauf, ob beide Konten in der linken Ordnerliste sichtbar sind.
  
• Übertragen auf ein anderes Gerät: Möchten Sie die Adressbuchdaten auf einen anderen Computer oder eine andere Outlook-Installation übertragen, ist der Weg über den Export (nächster Abschnitt) empfehlenswert. Dort erstellen Sie eine Datei (CSV oder PST), die Sie dann im Ziel-Outlook importieren können. Kurz zusammengefasst: Kontakte markieren und kopieren oder neue Ordner anlegen und per Drag & Drop die Daten duplizieren.

Mit diesen Methoden können Sie das Outlook-Adressbuch innerhalb von Outlook selbst kopieren oder für eine spätere Verwendung in eine andere Umgebung vorbereiten.

Wie exportiere ich mein Outlook-Adressbuch?

Wenn Sie Ihr Outlook-Adressbuch (also Ihre Kontakte) sichern oder in ein anderes Programm übernehmen möchten, können Sie es exportieren. Am häufigsten verwendet man dafür entweder eine CSV-Datei (für Excel oder andere E-Mail-Programme) oder eine Outlook-Datendatei (.pst) als Komplettsicherung. Gehen Sie so vor:

1. Export-Assistent starten: Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ > „Öffnen und Exportieren“ > „Importieren/Exportieren“. Ein Assistent wird geöffnet.
2. Exportieren auswählen: Wählen Sie dort „In Datei exportieren“ oder „Exportieren in Datei“ und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Dateityp wählen: Entscheiden Sie, wohin Sie exportieren wollen. Für eine Sicherung in Outlook wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“. Für den Import in andere Programme (oder für Excel) wählen Sie „Kommagetrennte Werte (CSV)“. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.
4. Zu exportierendes Objekt wählen: Markieren Sie nun den Kontakte-Ordner, der exportiert werden soll (zum Beispiel „Kontakte“ oder Ihren neu erstellten Ordner). Wenn Sie „Outlook-Datendatei“ gewählt haben, können Sie das Kästchen „Unterordner einbeziehen“ setzen, um alle Unterordner mit einzubeziehen. Dann klicken Sie auf „Weiter“.

5. Speicherort und Optionen festlegen: Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um einen Speicherort für die Exportdatei auszuwählen und geben Sie einen Dateinamen ein. Für CSV können Sie das Encoding auf UTF-8 belassen (das ist empfehlenswert, wenn Sie Sonderzeichen haben). Klicken Sie auf „OK“ bzw. „Fertig stellen“.
6. Export durchführen: Je nach Anzahl der Kontakte kann das einen Moment dauern. Bei CSV öffnet Outlook danach vielleicht ein kleines Fenster, in dem Sie Felder zuordnen können – das können Sie in der Regel überspringen oder die Standardfelder übernehmen. Nach Abschluss erscheint meist keine Meldung – der Export ist dann abgeschlossen.
7. Datei prüfen: Suchen Sie im angegebenen Ordner nach der erzeugten Datei (*.pst oder *.csv). Öffnen Sie gegebenenfalls die CSV-Datei mit Excel, um sicherzustellen, dass alle Kontakte vorhanden sind. Bei einer PST-Datei können Sie diese später in Outlook wieder öffnen oder importieren.

Damit haben Sie Ihr Outlook Adressbuch exportiert. Eine CSV-Datei eignet sich gut, um Kontakte in andere Programme oder Dienste zu importieren, eine PST-Datei ist nützlich, um Outlook komplett zu sichern oder auf einem anderen Rechner wiederherzustellen.

Wie bearbeite ich das Adressbuch in Outlook?

Das Bearbeiten des Adressbuchs umfasst vor allem das Verwalten der Kontakte selbst – also neue Kontakte hinzufügen, bestehende ändern oder löschen. Die Adressbuch-Ansicht in Outlook entspricht der Kontaktverwaltung. So bearbeiten Sie Ihre Kontakte:

• Neuen Kontakt erstellen: Gehen Sie im Outlook-Ribbon auf „Start“ > „Neuer Kontakt“ (oft auch über „Neues Element“ > „Kontakt“) oder klicken Sie in der Personen-Ansicht auf „Neuer Kontakt“. Ein Formular öffnet sich. Tragen Sie hier Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Details ein. Speichern Sie den Kontakt mit „Speichern & schließen“. Der Kontakt ist dann Teil Ihres Adressbuchs.
  
• Kontakt bearbeiten: Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf einen bestehenden Kontakt, den Sie ändern möchten. Das Kontaktformular öffnet sich. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor (etwa Telefonnummer ergänzen, Adresse ändern). Klicken Sie danach wieder auf „Speichern & schließen“. Die Änderungen werden übernommen.
  
• Kontakt löschen: Wählen Sie den Kontakt in der Liste aus und drücken Sie die Entf-Taste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Löschen“. Damit entfernen Sie den Kontakt aus dem Ordner (und damit auch aus dem Adressbuch). Gelöschte Kontakte finden Sie im Ordner „Gelöschte Elemente“, solange Sie sie nicht endgültig gelöscht haben.
  
• Mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten: Sie können mehrere Kontakte markieren (mit Strg- oder Shift-Taste) und zum Beispiel einem gemeinsamen Kategorie-Label zuordnen oder ausdrucken. Für eine Massenbearbeitung einzelner Felder (wie alle Telefonnummern in einem Schritt ändern) bietet Outlook jedoch keine direkte Funktion – hier hilft nur Einzelbearbeitung oder Export/Import.
  
• Kontaktgruppen (Verteilerlisten): Wenn Sie regelmäßig an mehrere Personen gleichzeitig schreiben, können Sie in Outlook einen Verteiler anlegen oder Kontaktgruppen erstellen. Gehen Sie im Personenbereich auf „Neue Kontaktgruppe“ (oder „Neue Gruppe“ in neuem Outlook) und fügen Sie Mitglieder aus Ihren Kontakten hinzu. Eine Kontaktgruppe erscheint später als ein Eintrag im Adressbuch, der beim Versand an mehrere Empfänger hilft. Diese Gruppen können Sie wie einzelne Kontakte speichern, um sie später per Doppelklick zu bearbeiten (Mitglieder hinzufügen/entfernen) oder zu verwenden.
  
• Sortierung und Ansicht: In der Kontaktliste oben finden Sie oft eine Spalte „Anzeigename“ oder „Firma“. Sie können über einen Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren. Auch das Ribbon bietet Optionen wie „Ansichtseinstellungen“, um Sortierkriterium oder Spaltenanzeige zu ändern. Dies beeinflusst, wie Ihre Kontakte angezeigt werden, aber nicht den Inhalt der Kontakte selbst.

Durch diese Funktionen können Sie Ihr Adressbuch in Outlook flexibel pflegen und anpassen. Die Oberfläche bietet fast alles, was man für die tägliche Kontaktverwaltung braucht, sei es das Hinzufügen wichtiger Kontakte oder das Bearbeiten von Details.

Wie kann ich Kontakte mit Outlook synchronisieren?

Die Synchronisation von Kontakten bedeutet, dass Ihre in Outlook gespeicherten Kontakte auch auf anderen Geräten oder in anderen Anwendungen verfügbar sind und umgekehrt. In der heutigen Microsoft-365-Umgebung läuft vieles über Cloud-Accounts und mobile Apps. Hier einige typische Szenarien zur Synchronisation:

Exchange- oder Microsoft-Konto verwenden

Wenn Sie Outlook 365 mit einem Microsoft Exchange-, Office-365- oder Outlook.com-Konto nutzen, werden Kontakte automatisch mit dem Cloud-Konto abgeglichen. Das heißt, wenn Sie online in Outlook oder auf Outlook.com einen Kontakt anlegen oder ändern, erscheint diese Änderung auch im Desktop-Outlook. Umgekehrt synchronisieren sich Änderungen in Outlook mit dem Online-Postfach. Ebenso erreichen Sie diese Kontakte auf jedem Gerät, auf dem Sie dasselbe Konto eingerichtet haben. Sie brauchen dafür nichts weiter zu tun, außer sicherzustellen, dass Sie sich mit diesem Konto bei Outlook angemeldet haben.

Kontakte synchronisieren mit der Outlook Mobile App

Installieren Sie die Outlook-App auf Ihrem Smartphone (Android oder iOS). In den App-Einstellungen aktivieren Sie unter dem gewünschten E-Mail-Konto die Option „Kontakte synchronisieren“ (bei iOS heißt sie meist „Kontakte speichern“). In der Outlook-App tippen Sie auf Ihr Profilbild oder das Zahnradsymbol, wählen das Konto und schalten „Kontakte speichern“ ein. Auf Android ist dies oft in den Kontoeinstellungen unter „Synchronisierung“ zu finden. Danach lädt die App alle Kontakte des betreffenden Kontos herunter und legt sie in Ihrer Telefonkontaktliste ab. Somit erscheinen neue Kontakte auch in der Telefon-App, und Änderungen auf dem Handy können (je nach Einstellung) zurück an Outlook gesendet werden.

Kontakt- und Systemeinstellungen des Smartphones

Alternativ können Sie das Konto direkt in den Einstellungen Ihres Mobilgeräts einrichten (z. B. unter Android: Einstellungen > Konten > Konto hinzufügen > Exchange oder Outlook; unter iOS: Einstellungen > Mail > Accounts > Account hinzufügen). Stellen Sie sicher, dass beim Konto die Option „Kontakte synchronisieren“ (Android) oder „Kontakte“ (iOS) eingeschaltet ist. Das Gerät synchronisiert dann die Kontakte mit dem Microsoft-Server.

Google- oder iCloud-Konten

Wenn Sie Outlook statt eines Microsoft-Kontos mit einem anderen Anbieter nutzen (z. B. einem Google- oder iCloud-Konto), funktioniert die Synchronisation anders: Outlook kann meist nicht direkt auf Google- oder Apple-Adressbücher zugreifen. Sie müssten in diesem Fall Ihre Kontakte über Export/Import oder spezielle Sync-Tools übertragen. Eine Möglichkeit ist, Kontakte in Outlook als CSV zu exportieren und dann in Ihr Google- oder iCloud-Konto zu importieren. Umgekehrt können Sie Kontakte aus Google oder Apple exportieren und in Outlook importieren.

Lokale Outlook-Datendatei (PST)

Wenn Ihr Outlook ausschließlich lokale PST-Dateien verwendet (z. B. bei einem POP3-Konto ohne Cloud), gibt es keine automatische Synchronisation. In diesem Fall könnten Sie Drittanbieter-Software (wie CompanionLink oder andere Sync-Tools) nutzen oder manuell regelmäßig exportieren. Oft ist es aber besser, ein Exchange-basiertes Konto einzurichten, damit die automatische Synchronisation funktioniert.

Fazit

Mit diesen Schritten und Anleitungen können Sie Ihr Outlook-Adressbuch nun verwalten. Wir haben gezeigt, wie das Anlegen, das Bearbeiten und das Kopieren funktioniert. Außerdem sind wir auf den Export und auf die Synchronisierung Ihrer Kontakte eingegangen. Hier auf Windows-FAQ finden Sie übrigens noch zahlreiche weitere nützliche Outlook Anleitungen.