Outlook Verteiler anlegen

Wie kann ich einen Outlook Verteiler anlegen? Mit einem E-Mail-Verteiler können Sie mehrere Personen gleichzeitig anzuschreiben. Statt jede E-Mail-Adresse einzeln ins Empfängerfeld einzutragen, fassen Sie einfach mehrere Kontakte zu einer Verteilergruppe oder Kontaktgruppe zusammen. Gerade für Anfänger kann das Anlegen solcher Verteilerlisten in Microsoft Outlook zunächst verwirrend wirken, da die Funktion etwas versteckt ist und je nach Version unterschiedlich bezeichnet wird. In dieser ausführlichen Outlook Anleitung erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie eine Verteilerliste in Outlook für Windows und in Outlook im Web (Outlook.com) erstellen. Außerdem zeigen wir, wie Sie bestehende Verteiler kopieren können. Wir gehen dabei auf die Unterschiede zwischen der Outlook-Desktop-App und der Web-Version ein und geben nützliche Tipps zur Fehlervermeidung.

Nach der Lektüre dieses Beitrags können Sie problemlos E-Mail-Verteiler anlegen, verwalten und duplizieren – egal ob in der Outlook-Software auf Ihrem Windows-Rechner oder in der browserbasierten Outlook-Weboberfläche.

Was ist eine Outlook-Verteilerliste?

Bevor wir in die Anleitung einsteigen, zunächst kurz zur Begriffsklärung: Eine Verteilerliste in Outlook ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen unter einem gemeinsamen Namen. Wenn Sie an diesen Namen eine E-Mail schicken, wird die Nachricht automatisch an alle Mitglieder der Liste weitergeleitet. In neueren Outlook-Versionen spricht man häufig von einer Kontaktgruppe (Desktop-Version) oder Kontaktliste (Outlook Web). Gemeint ist aber dasselbe: eine Gruppe von Kontakten (Import) für den Versand von Sammelmails.

Vorteile einer Verteilerliste: Sie sparen Zeit und vermeiden Fehler. Statt 20 Adressen einzeln einzugeben (und womöglich eine zu vergessen oder falsch zu schreiben), genügt ein einziger Verteilername als Empfänger. So stellen Sie sicher, dass alle gewünschten Personen die Informationen erhalten. Verteilerlisten eignen sich z.B. für Vereinsmitglieder, Kollegenkreise, Klasseneltern oder Freundesgruppen. Jetzt, da klar ist, worum es geht, schauen wir uns an, wie man eine solche Liste erstellt.

Wie erstelle ich eine Verteilerliste in Outlook?

Das Erstellen einer Verteilerliste ist sowohl in der Outlook-Desktop-App für Windows als auch in Outlook im Web (Outlook.com) möglich. Im Folgenden beschreiben wir beide Varianten Schritt für Schritt. Wählen Sie einfach die Anleitung für die von Ihnen genutzte Plattform:

Schritt-für-Schritt: Outlook für Windows (Desktop) – Outlook Verteiler anlegen

Im Outlook-Programm unter Windows versteckt sich die Verteiler-Funktion in der Kontaktverwaltung. Hier spricht Outlook von Kontaktgruppen. Die folgenden Schritte funktionieren in Outlook 2016, 2019, 2021 sowie Outlook für Microsoft 365 (klassische Ansicht):

1. Zur Kontaktansicht wechseln: Öffnen Sie Outlook auf Ihrem PC. Wechseln Sie zunächst in die Kontakte- bzw. Personenansicht. Klicken Sie dazu links unten im Outlook-Fenster auf das Symbol mit den zwei Personen („Personen“). Dieses Personen-Icon führt Sie zur Kontaktverwaltung in Outlook.
   
2. Kontaktordner auswählen: Nun sehen Sie Ihre Kontaktübersicht. Unter Meine Kontakte wählen Sie den Ordner aus, in dem die neue Kontaktgruppe gespeichert werden soll. Standardmäßig bietet sich der Ordner „Kontakte“ an, den Outlook automatisch anlegt. Wenn Sie möchten, können Sie auch zuvor einen neuen Unterordner erstellen, z.B. um verschiedene Verteiler zu gruppieren. Markieren Sie den gewünschten Kontakte-Ordner, bevor Sie fortfahren.
   
3. Neue Kontaktgruppe erstellen: Klicken Sie im Menüband (Registerkarte Start) auf den Dropdown-Pfeil neben „Neuer Kontakt“. Im aufklappenden Menü wählen Sie „Kontaktgruppe“ aus. Im Outlook-Menüband unter Start -> Neuer Kontakt können Sie über den Eintrag Kontaktgruppe eine neue Verteilerliste erstellen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Kontaktgruppe, in dem Sie die Verteilerliste bearbeiten können.

4. Verteiler benennen: Geben Sie oben im Feld „Name:“ einen aussagekräftigen Namen für die neue Verteilerliste ein. Wählen Sie einen Namen, der die Gruppe beschreibt (z.B. Projektteam Q4, Familie Müller, Newsletter Kunden etc.). So erkennen Sie später leicht, wofür die Liste gedacht ist.
   
5. Mitglieder hinzufügen: Fügen Sie nun E-Mail-Adressen zur Verteilerliste hinzu. Klicken Sie dazu im Kontaktgruppen-Fenster auf die Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“. Es klappt ein Menü mit drei Optionen auf:
   • „Aus Outlook-Kontakten“ – Wählen Sie vorhandene Kontakte aus Ihrem Outlook-Adressbuch aus.„Aus Adressbuch“ – Wählen Sie Kontakte aus anderen Adressbüchern (z.B. globales Adressbuch in Unternehmen) aus.„Neuer E-Mail-Kontakt“ – Legen Sie einen neuen Kontakt ausschließlich für diese Liste an, indem Sie Namen und E-Mail-Adresse manuell eingeben (praktisch, wenn der Empfänger nicht bereits in Ihren Kontakten steht).
   
   Wählen Sie die passende Option. Am häufigsten wird „Aus Outlook-Kontakten“ verwendet, wenn Sie bereits Personen in Ihrem persönlichen Adressbuch gespeichert haben. Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschten Einträge anklicken können. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte einzeln auszuwählen, oder Shift für einen Bereich. Bestätigen Sie anschließend mit OK, um die markierten Personen zur Verteilerliste hinzuzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang, falls Sie aus verschiedenen Quellen (z.B. einige aus Kontakten, einige per Hand) hinzufügen möchten. Im Kontaktgruppen-Fenster sehen Sie nun alle hinzugefügten Mitglieder in einer Liste aufgeführt.
   
6. Verteilerliste speichern: Wenn Sie alle gewünschten Adressen hinzugefügt haben, klicken Sie oben links im Kontaktgruppen-Fenster auf „Speichern & schließen“. Das Fenster schließt sich. Glückwunsch – damit ist die Verteilerliste erstellt!

7. Verteiler testen (optional): Zur Sicherheit können Sie gleich ausprobieren, ob die neue Liste funktioniert. Erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie im An–Feld den Namen der Kontaktgruppe ein. Outlook sollte den Gruppennamen automatisch auflösen und alle Mitglieder einfügen. Sie können auch im Adressbuch nach dem gewählten Namen suchen. Wenn alles klappt, können Sie die Mail versenden, um zu sehen, ob alle Mitglieder erreicht werden.

Nach dem Speichern finden Sie Ihre neu erstellte Verteilerliste als Eintrag im gewählten Kontakte-Ordner unter „Meine Kontakte„. In der Kontaktliste wird sie mit einem speziellen Symbol (zwei überlappende Personensymbole) dargestellt, sodass Sie auf Anhieb sehen, dass es sich um eine Gruppe handelt. Sie können den Verteiler jederzeit öffnen und bearbeiten, indem Sie ihn doppelt anklicken oder markieren und „Kontakt bearbeiten“ wählen. Mitglieder lassen sich so später ergänzen oder entfernen.

Schritt-für-Schritt: Outlook im Web (Outlook.com) – Outlook Verteiler anlegen

Auch in der Web-Version von Outlook (z.B. für Outlook.com oder Office 365 online) können Sie Verteilerlisten anlegen. Hier wird die Funktion in der deutschen Oberfläche meist „Kontaktliste“ genannt. Die folgenden Schritte zeigen, wie es geht:

1. Outlook Web öffnen: Melden Sie sich in Ihrem Webbrowser bei Outlook Web App oder Outlook.com an (rufen Sie z.B. outlook.office.com auf und loggen Sie sich ein).
   
2. Zum Personen-Bereich wechseln: Klicken Sie auch hier zunächst auf das „Personen“-Symbol, um in Ihre Kontakte zu gelangen. In der Web-Oberfläche finden Sie dieses Symbol als Kontakte-Icon meist unten links oder in der Seitenleiste. (Je nach Bildschirmgröße ist es ein Symbol mit zwei Personen oder es steht direkt „Personen“ dabei.) Damit wechseln Sie vom Posteingang zu Ihren Kontakten.
   
3. Kontaktlisten anzeigen: In der linken Seitenleiste innerhalb des Kontakte-Bereichs sehen Sie verschiedene Kategorien wie Favoriten, Verzeichnisse usw. Suchen Sie dort nach „Ihre Kontaktlisten“ und klicken Sie darauf. Dies zeigt alle bereits angelegten Verteiler/Kontaktlisten an (anfangs ist dieser Bereich leer, wenn Sie noch keine Listen erstellt haben).
   
4. Neue Kontaktliste erstellen: Klicken Sie nun unter der Überschrift auf „Neue Gruppe“. Daraufhin öffnet sich ein Formular bzw. Dialog „Neue Gruppen“ und es wird nach dem Gruppennamen und einer Beschreibung gefragt. Anschließend können Sie Personen zu Ihren neuen Kontaktliste hinzufügen.

5. Name und Mitglieder eingeben: Vergeben Sie im Formular einen Namen der Kontaktliste (analog zum Verteilernamen in der Desktop-Version). Wählen Sie einen passenden Gruppenname. Darunter können Sie E-Mail-Adressen hinzufügen. Je nach Outlook-Web-Version können Sie entweder bereits vorhandene Kontakte auswählen oder direkt E-Mail-Adressen eintippen:
   • Klicken Sie ins Feld „Name oder E-Mail-Adresse eingeben“ und geben Sie die ersten Buchstaben eines Kontakts ein, um aus Ihren gespeicherten Kontakten zu wählen oder tippen Sie die vollständige E-Mail-Adresse einer Person ein, die Sie hinzufügen möchten. Bestätigen Sie jede Adresse durch Klick auf Hinzufügen oder durch Drücken der Enter-Taste. Fügen Sie auf diese Weise alle gewünschten Mitglieder zur neuen Liste hinzu. Sie können auch Personen hinzufügen, die nicht in Ihren regulären Kontakten stehen, indem Sie einfach ihre E-Mail-Adresse manuell eingeben.
   
   
6. Verteilerliste verwenden: Analog zur Desktop-Version können Sie nun im Outlook-Web-Postfach eine neue E-Mail erstellen und im Feld An den Namen Ihrer gerade angelegten Kontaktliste eingeben. Outlook schlägt den Namen vor; wählen Sie ihn aus. Die Mail wird dann an alle Mitglieder der Liste gesendet. Sie können Kontaktlisten auch im Cc– oder Bcc–Feld verwenden, wie einen normalen Kontakt.

Hinweis: In Outlook im Web stehen Kontaktlisten allen Ihren Geräten zur Verfügung, die mit dem gleichen Microsoft-Konto verbunden sind. Erstellen Sie z.B. auf Outlook.com eine Kontaktliste, erscheint diese (bei Verwendung desselben Kontos) auch in der Outlook-Desktop-App unter Ihren Kontakten – und umgekehrt. So können Sie einen Verteiler am PC einrichten und später über den Browser darauf zugreifen, solange es sich um das gleiche E-Mail-Konto handelt, das synchronisiert wird.

Wie kann ich eine Verteilerliste in Outlook kopieren?

Oft steht man vor der Situation, dass man eine bestehende Verteilerliste duplizieren möchte – etwa um sie als Vorlage für eine neue Liste zu nutzen oder kleine Variationen einer Empfängerliste anzulegen, ohne jeden Kontakt erneut hinzufügen zu müssen. Im Folgenden zeigen wir, wie Sie eine Verteilerliste in Outlook kopieren. Dabei gibt es deutliche Unterschiede zwischen Outlook für Windows und der Web-Version:

Outlook für Windows: Verteilerliste kopieren (duplizieren)

In der Desktop-Version von Outlook gibt es keinen eigenen Knopf „Duplizieren“, aber Sie können eine vorhandene Kontaktgruppe trotzdem recht einfach kopieren. Hier sind zwei Methoden, die schnell zum Ziel führen:

• Methode 1: Kopieren & Einfügen im Kontakte-Ordner – Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie wieder zur Personen/Kontaktansicht, sodass Sie Ihre Kontaktgruppen aufgelistet sehen (wie bei der Erstellung). Suchen Sie die Verteilerliste, die Sie kopieren möchten, in Ihrer Kontaktliste. Markieren Sie den Eintrag und drücken Strg+C (Kopieren) auf Ihrer Tastatur, gefolgt von Strg+V (Einfügen). Alternativ: Rechtsklick auf die Verteilerliste und Kopieren auswählen, dann Rechtsklick in einen leeren Bereich des Kontaktordners und Einfügen wählen. Outlook erstellt daraufhin eine Kopie der gesamten Kontaktgruppe – in der Regel mit dem gleichen Namen, ggf. ergänzt um eine Zahl oder den Zusatz „Kopie von„. Sie können die duplizierte Liste dann umbenennen (durch Öffnen und oben den Namen ändern) und nach Bedarf bearbeiten.

• Methode 2: Strg + Drag & Drop – Eine weitere schnelle Möglichkeit im Outlook-Client: Klicken Sie die gewünschte Verteilerliste an und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Drücken und halten Sie nun zusätzlich die Strg-Taste (Steuerung) auf der Tastatur und ziehen Sie den Kontaktgruppen-Eintrag an eine andere Stelle im gleichen Ordner (oder in einen anderen Kontaktordner). Lassen Sie dann die Maustaste los. Durch das Halten von Strg erscheint ein kleines „+“ am Mauszeiger – dies signalisiert, dass Outlook beim Loslassen eine Kopie des Elements erstellt (anstatt es zu verschieben) . Auch so erhalten Sie eine duplizierte Kontaktgruppe mit identischem Inhalt.

Beide Methoden erreichen das Gleiche: Sie haben danach zwei Verteilerlisten mit gleichem Inhalt, die Sie unterschiedlich benennen oder leicht variieren können. Öffnen Sie die kopierte Liste und passen Sie sie an (z.B. entfernen oder ergänzen Sie einige Mitglieder), ohne die Original-Liste zu verändern. Beachten Sie, dass Änderungen an einer der Listen nicht automatisch in der anderen Liste übernommen werden – sie sind komplett unabhängig voneinander.

Weiterleiten einer Outlook Verteilergruppe

Möchten Sie eine Verteilerliste an jemand anderes schicken oder in ein anderes Outlook-Profil übertragen, können Sie die Kontaktgruppe auch per E-Mail weiterleiten. Öffnen Sie dazu die Kontaktgruppe (Doppelklick auf den Verteiler in Kontakte) und klicken Sie im Menü auf „Gruppe weiterleiten“ -> Als Outlook-Kontakt. Dadurch wird die Verteilerliste als Anhang in einer E-Mail eingefügt. Sie können diese Mail an sich selbst oder andere senden. Der Empfänger kann dann den Anhang (die .msg-Datei der Kontaktgruppe) öffnen und die Gruppe in seine Kontakte speichern. So „kopieren“ Sie Verteilerlisten über Konto- oder Rechnergrenzen hinweg. Für die reine Duplikation im selben Konto sind jedoch die oben genannten Copy&Paste-Methoden am schnellsten.

Tipps für die Anlage von Outlook Verteilern

Zum Abschluss noch einige praktische Tipps, damit die Arbeit mit Outlook-Verteilern reibungslos klappt und typische Stolperfallen vermieden werden:

• Mitglieder aktuell halten: Überprüfen Sie Ihre Verteilerliste gelegentlich auf veraltete Einträge. Wenn jemand z.B. die E-Mail-Adresse wechselt, sollten Sie die Kontaktgruppe aktualisieren (Mitglied entfernen und mit neuer Adresse wieder hinzufügen). Outlook aktualisiert Kontakte nicht automatisch innerhalb von Gruppen – es sei denn, Sie ändern direkt den Kontakt, der verknüpft ist. Im Zweifel lieber kurz die Gruppe öffnen und schauen, ob alle Adressen stimmen, bevor Sie eine wichtige Rundmail senden.
• Verteiler im Bcc nutzen: Wenn Sie an viele Empfänger senden, die sich untereinander nicht kennen, denken Sie an die Privatsphäre. Zwar erscheint beim Versenden an eine Kontaktgruppe für den Absender nur der Gruppenname, doch die Empfänger sehen in der Regel alle Einzeladressen, da Outlook die Liste beim Senden expandiert. Möchten Sie das verhindern, setzen Sie den Verteiler ins Bcc-Feld (Blindkopie) und sich selbst ins An-Feld. So erhält jeder Empfänger die Mail, ohne die Adressen der anderen zu sehen.
• Aussagekräftige Namen wählen: Benennen Sie Ihre Verteilerlisten eindeutig. Vermeiden Sie Namen, die leicht verwechselt werden können (z.B. „Team“ für verschiedene Teams). Besser ist „Team Marketing 2025“ oder „Projekt X Kunden„. So stellen Sie sicher, dass Sie immer die richtige Liste auswählen und nicht versehentlich an falsche Gruppen senden.
• Verteiler testen bei großen Runden: Wenn Sie sehr wichtige E-Mails an einen großen Verteiler schicken, machen Sie ggf. einen kurzen Testlauf. Senden Sie z.B. zunächst nur sich selbst und vielleicht einer weiteren Person aus der Liste eine Testmail, um zu prüfen, ob der Verteiler korrekt funktioniert. Erst dann die Mail an alle rausschicken. So vermeiden Sie peinliche Pannen, dass jemand vergessen wurde oder ein Tippfehler in einer Adresse die ganze Liste unzustellbar macht.
• Kontaktgruppen teilen: Möchten Sie, dass auch Kollegen die von Ihnen erstellte Verteilerliste nutzen können, dann schicken Sie Ihnen die Kontaktgruppe per E-Mail (siehe oben: Kontaktgruppe öffnen -> Gruppe weiterleiten). Die Kollegen können den Anhang dann speichern. Dies ist viel effizienter, als wenn jeder die Liste manuell neu anlegt.
• Nicht für jeden Zweck geeignet: Bedenken Sie, dass persönliche Verteilerlisten nicht das gleiche sind wie globale Verteiler in Unternehmen. Ihre privaten Kontaktgruppen existieren nur in Ihren Kontakten. In Firmen gibt es oft zentral verwaltete Verteiler, die vom Administrator gepflegt werden (z.B. „Alle Mitarbeiter„). Diese können Sie in der Regel nicht selbst ändern. Nutzen Sie Ihre privaten Verteiler für eigene E-Mail-Rundsendungen im kleineren Kreis oder wenn Sie keine offizielle Liste haben.
• Löschen ohne Verlust: Wenn Sie einmal eine Verteilerliste löschen, gehen dadurch nicht die einzelnen Kontakte verloren. Es wird nur die Gruppe entfernt, die Kontakte selbst bleiben im Adressbuch erhalten. Sie können also bedenkenlos alte Verteiler entfernen, die nicht mehr gebraucht werden – die individuellen Kontakte bleiben verfügbar.

Fazit

Wie Sie sehen konnten können Sie relativ einfach einen Outlook Verteiler anlegen. Die Outlook Verteilergruppen oder Verteilerlisten in Outlook sind ein hervorragendes Werkzeug, um E-Mails gleichzeitig an mehrere Empfängern zu versenden. Für Anfänger mag die Einrichtung zunächst ungewohnt sein, doch wie dieser Beitrag gezeigt hat, ist das Vorgehen Schritt für Schritt gut zu bewältigen. Wir haben erläutert, wie Sie eine Verteilerliste (Kontaktgruppe) in Outlook für Windows erstellen und wie es in Outlook im Web (Outlook.com) funktioniert. Beide Varianten bieten ähnliche Möglichkeiten, unterscheiden sich aber etwas in der Bedienung.