Word Änderungen nachverfolgen

Die Funktion im Word „Änderungen nachverfolgen“ ist auch als „Änderungsmodus“ oder „Korrekturmodus“ bekannt. Diese Funktion macht sämtliche Änderungen in einem Dokument sichtbar und protokolliert alle Anpassungen. Besonders hilfreich ist die Funktion, wenn mehrere Personen an einem Word-Dokument arbeiten. Alle Textänderungen, Formatierungen und Kommentare werden markiert, sodass man später genau nachvollziehen kann, was geändert wurde und von wem.

Diese Word Anleitung zeigt Ihnen in mehreren Schritt für Schritt Anleitungen, wie Sie den Änderungsmodus in Word aktivieren und nutzen können – und wie Sie ihn bei Bedarf auch wieder ausschalten. Die Anleitung gilt für alle gängigen Word-Versionen ab 2016 (inklusive Word 2019, Word 2021 und Word 365 unter Microsoft Windows), da die Benutzeroberfläche in diesen Versionen sehr ähnlich aufgebaut ist.

Was ist die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word?

Die Änderungsnachverfolgung in Word ist ein Modus, in dem alle vorgenommenen Änderungen am Dokument mitverfolgt und hervorgehoben werden. Fügt man im Änderungsmodus neuen Text hinzu, dann hebt Word diesen Text farbig hervor (üblicherweise mit einer Unterstreichung). Löscht man Text, dann wird die gelöschte Passage weiterhin sichtbar angezeigt – zum Beispiel durchgestrichen oder in einem Korrekturbereich am Rand vermerkt – statt vollständig zu verschwinden. Auf diese Weise bleibt der ursprüngliche Text erhalten, und alle Änderungen sind deutlich erkennbar.

Für jede Änderung speichert Word zudem Informationen wie den Autor (Bearbeiter) und den Zeitpunkt der Änderung. Wenn also mehrere Personen am selben Dokument arbeiten, kann jede Person eine eigene Markierungsfarbe erhalten, und im Dokument lässt sich später nachvollziehen, wer welche Änderung vorgeschlagen hat. Auch Formatänderungen (z. B. einen Text in Fettschrift setzen oder die Schriftart ändern) können nachverfolgt werden, wenn diese Option aktiviert ist. Zusätzlich können in diesem Modus auch Kommentare eingefügt werden, um Anmerkungen oder Erklärungen zu bestimmten Stellen im Text zu hinterlassen, ohne den eigentlichen Dokumenttext zu verändern.

Änderungsmodus in Word aktivieren

Um den Änderungsmodus (die Nachverfolgung von Änderungen) in Word zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Word-Dokument öffnen: Öffnen Sie das betreffende Word-Dokument, in dem Sie Änderungen nachverfolgen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Dokument zur Bearbeitung geöffnet ist (nicht schreibgeschützt).
   
2. Reiter „Überprüfen“ anwählen: Klicken Sie in der Menüleiste oben auf die Registerkarte „Überprüfen“. Diese Registerkarte enthält Werkzeuge für Rechtschreibprüfung, Kommentare und die Änderungsverfolgung.
   
3. Funktion „Änderungen nachverfolgen“ einschalten: Suchen Sie im Überprüfen-Menüband den Abschnitt „Nachverfolgung“. Dort sehen Sie die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“. Klicken Sie einmal auf diese Schaltfläche. Damit aktivieren Sie den Änderungsmodus. In vielen Word-Versionen wird die Schaltfläche optisch hervorgehoben (z. B. farblich hinterlegt), sobald die Funktion aktiv ist. Sie können dann nach entscheiden, ob Sie die Änderungen für alle oder nur für sich nachverfolgen möchten.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, ist die Änderungsverfolgung aktiviert. Ab diesem Moment protokolliert Word alle Änderungen, die Sie im Dokument vornehmen. Wenn Sie also nun Text hinzufügen, löschen oder formatieren, werden diese Änderungen automatisch markiert und am Rand des Dokuments mitverfolgt.

Tipp: Sie können den Änderungsmodus in Word auch mit der Tastenkombination [Strg] + [Umschalt] + [E] ein- und ausschalten. Dies ist eine praktische Abkürzung, um die Änderungsverfolgung schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne durch das Menü zu navigieren.

Im Änderungsmodus arbeiten: Änderungen nachvollziehen und anzeigen

Sobald die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, brauchen Sie im Grunde nichts weiter zu tun, als wie gewohnt Ihren Text zu bearbeiten. Word erledigt den Rest im Hintergrund und markiert jede Änderung automatisch. Hier einige Hinweise, wie Änderungen im Änderungsmodus dargestellt werden und wie Sie diese einsehen können:

• Eingefügter Text: Wenn Sie neuen Text eingeben, wird dieser in einer anderen Farbe angezeigt (z. B. rot oder blau) und meist unterstrichen. So erkennen Sie sofort, welche Textstellen neu hinzugekommen sind.
  
• Gelöschter Text: Wenn Sie Text löschen, verschwindet er nicht einfach spurlos. Stattdessen kennzeichnet Word die gelöschten Worte als Änderungen – standardmäßig indem der Text durchgestrichen dargestellt wird oder als Kommentarblase am Seitenrand mit dem Hinweis „Gelöscht: [Ihr Text]“ erscheint. Der gelöschte Text bleibt also sichtbar (durchgestrichen im Text oder in einer Notiz am Rand), damit Sie nachvollziehen können, was entfernt wurde.
  
• Geänderte Formatierung: Auch Änderungen an der Formatierung (zum Beispiel wenn Sie einen Absatz anders formatieren oder Text fett/kursiv setzen) können von Word protokolliert werden. Solche Änderungen werden entweder am Rand in Sprechblasen vermerkt (z. B. „Formatierung geändert: Schriftart auf Arial 12pt“) oder direkt innerhalb des Textes markiert, je nach Word-Einstellung.
  
• Kommentare: Zusätzlich zu den eigentlichen Textänderungen können Sie mit dem Befehl „Neuer Kommentar“ (ebenfalls im Reiter „Überprüfen“) Anmerkungen hinzufügen. Kommentare erscheinen typischerweise in Sprechblasen am rechten Rand und sind farblich einem Bearbeiter zugeordnet, genau wie die Änderungen. Sie sind hilfreich, um z. B. Erklärungen oder Fragen zu einer Änderung zu notieren, ohne den Fließtext zu verändern.

Ansichtsoptionen für Markups (Änderungsmarkierungen)

Word bietet verschiedene Ansichtsoptionen, um die Nachverfolgungs-Markierungen ein- oder auszublenden, sodass Sie je nach Bedarf den Text mit oder ohne sichtbare Korrekturen lesen können:

• Alle Änderungen anzeigen: In der detailliertesten Ansicht werden alle Änderungen und Kommentare im Dokument sichtbar. Eingefügte Texte erscheinen bunt unterstrichen im Fließtext, und gelöschte Passagen stehen durchgestrichen da bzw. werden in Markup-Blasen am Rand aufgeführt. Diese Ansicht bietet die volle Transparenz über sämtliche vorgenommenen Änderungen.

• Einfaches Markup: Dies ist eine vereinfachte Ansicht, die Word oft standardmäßig nutzt. Hier sehen Sie den überarbeiteten Text weitgehend so, wie er final aussehen würde – allerdings mit einem seitlichen roten Strich am Seitenrand dort, wo Änderungen vorgenommen wurden. Die konkreten Änderungen selbst bleiben in dieser Ansicht verborgen, um den Lesefluss nicht zu stören. Sie können jedoch jederzeit auf die rote Markierung am Rand oder direkt auf den geänderten Text klicken, um die Details der jeweiligen Änderung einzublenden.
  
• Kein Markup (Änderungen ausblenden): In dieser Ansicht wird der Text so angezeigt, als wären alle Änderungen bereits übernommen. Das heißt, es werden keine farbigen Markierungen oder Kommentare dargestellt bzw. ausgeblendet – man sieht das „saubere“ Dokument. Diese Option ist nützlich, um den Text ohne Ablenkung durch Korrekturen zu lesen oder auszudrucken. Allerdings sind die Änderungen hierbei nicht gelöscht, sondern nur vorübergehend ausgeblendet – im Hintergrund bleiben sie weiterhin im Dokument enthalten.
  
• Original: Diese Ansicht zeigt das Dokument in seinem ursprünglichen Zustand, also ohne eingearbeitete Änderungen oder Kommentare. Sie sehen den Ausgangstext, bevor die Nachverfolgung gestartet wurde. Auch hier gilt: Solange Änderungen noch nicht endgültig angenommen oder abgelehnt wurden, bleiben sie im Dokument gespeichert, selbst wenn sie in der „Original“-Ansicht nicht sichtbar sind.

Sie können zwischen diesen Anzeigeoptionen wechseln, indem Sie auf der Registerkarte „Überprüfen“ das Dropdown-Menü für die Ansicht von Überarbeitungen verwenden (in vielen Word-Versionen steht dort z. B. „Einfaches Markup“ und beim Anklicken erscheinen die anderen Optionen „Alle Markups“, „Kein Markup“ und „Original“). Wählen Sie je nach Bedarf die gewünschte Ansicht aus, um entweder alle Änderungen zu sehen oder den Text vorübergehend ohne Korrekturmarkierungen zu betrachten.

Während Sie im Änderungsmodus arbeiten, können Sie also jederzeit entscheiden, wie viele der Änderungen Sie sichtbar haben möchten. Oft empfiehlt es sich, zunächst im Modus „Alle Änderungen anzeigen“ zu arbeiten, um keine Änderung zu übersehen. Wenn der Text jedoch unübersichtlich wird, können Sie auf „Einfaches Markup“ umschalten, um besser lesen zu können, oder auf „Kein Markup“, um eine saubere Gesamtansicht des Dokuments zu erhalten. Denken Sie daran, dass in den beiden letztgenannten Ansichten die Änderungen zwar nicht sichtbar, aber weiterhin vorhanden sind – sie gehören noch nicht dauerhaft zum Text, solange sie nicht angenommen wurden.

Änderungsmodus in Word ausschalten

Wenn Sie die Überarbeitung abgeschlossen haben oder die Änderungsnachverfolgung vorübergehend nicht mehr benötigen, können Sie den Änderungsmodus selbstverständlich jederzeit wieder deaktivieren. Das Ausschalten der Änderungsverfolgung erfolgt im Prinzip auf dem gleichen Weg, wie Sie sie eingeschaltet haben:

1. Wechseln Sie erneut oben zur Registerkarte „Überprüfen“ im Word-Menüband.
2. Klicken Sie im Bereich „Nachverfolgung“ erneut auf die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“, um die Funktion auszuschalten. Sobald die Änderungsverfolgung deaktiviert ist, ist die entsprechende Schaltfläche nicht mehr hervorgehoben (der Korrekturmodus ist dann aus).

Damit ist der Änderungsmodus beendet. Word zeichnet ab diesem Zeitpunkt keine neuen Änderungen mehr auf. Sie können nun wie gewohnt weiter schreiben oder das Dokument bearbeiten, ohne dass weitere Bearbeitungsschritte markiert werden.

Wichtig: Das Deaktivieren des Änderungsmodus entfernt nicht automatisch die Markierungen der bereits vorgenommenen Änderungen. Alle Änderungen, die zuvor nachverfolgt wurden, bleiben weiterhin im Dokument sichtbar (je nach gewählter Ansichtsoption, siehe oben). Das heißt, Ihre eingefügten Texte bleiben farbig markiert und gelöschte Texte bleiben durchgestrichen oder in den Randhinweisen vermerkt, bis Sie diese Änderungen endgültig annehmen oder ablehnen. Denken Sie also daran, die vorhandenen Korrekturmarkierungen noch zu bereinigen, sofern Sie das Dokument anschließend in bereinigter Form weitergeben möchten.

Nachverfolgte Änderungen annehmen oder ablehnen

Um ein Dokument abzuschließen und die vorgenommenen Änderungen endgültig zu übernehmen oder zu verwerfen, müssen die nachverfolgten Änderungen angenommen oder abgelehnt werden. Solange Änderungen im Dokument markiert sind, gelten sie als Vorschläge bzw. Entwürfe und sind noch nicht fest in den Text übernommen. So gehen Sie vor, um die Änderungen zu überprüfen und zu entscheiden, welche Sie behalten möchten:

1. Änderungen einzeln durchgehen: Wechseln Sie im Reiter „Überprüfen“ zum Bereich „Änderungen“. Dort finden Sie Schaltflächen wie „Weiter“ (Pfeil nach rechts bzw. unten) und „Zurück“ (Pfeil nach links bzw. oben), mit denen Sie zur nächsten bzw. vorherigen markierten Änderung im Dokument springen können. Klicken Sie auf „Weiter“, um zur ersten Änderung zu gelangen (falls Sie nicht bereits an deren Position im Text sind).
   
2. Änderung annehmen oder ablehnen: Ist eine Änderung markiert (im Text hervorgehoben oder am Rand ausgewählt), entscheiden Sie, ob diese Änderung übernommen werden soll. Klicken Sie auf „Annehmen“, um die aktuell ausgewählte Änderung zu akzeptieren. Dadurch wird die Änderung fest in das Dokument übernommen – beispielsweise wird eingefügter Text nun als normaler Text behandelt oder zuvor gelöschter Text endgültig entfernt. Alternativ klicken Sie auf „Ablehnen“, um die vorgeschlagene Änderung zu verwerfen.
   
   In diesem Fall macht Word die Änderung rückgängig – z. B. stellt es gelöschten Text wieder her oder entfernt eingefügten Text wieder – und der Dokumentinhalt entspricht an dieser Stelle wieder dem ursprünglichen Zustand.

3. Nächste Änderung prüfen: Nachdem Sie Annehmen oder Ablehnen geklickt haben, springt Word automatisch zur nächsten markierten Änderung im Dokument (sofern weitere vorhanden sind). Wiederholen Sie den Vorgang für jede gefundene Änderung, bis Sie alle Änderungen nacheinander durchgegangen sind.
   
4. Alle Änderungen auf einmal verarbeiten (optional): Falls Sie sicher sind, dass alle vorgenommenen Änderungen übernommen werden sollen (oder umgekehrt alle verworfen werden sollen) – beispielsweise, wenn Sie Ihre eigenen Änderungen nach einer Korrekturrunde einfach komplett übernehmen möchten – können Sie Zeit sparen, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Annehmen“ (bzw. „Ablehnen“) klicken. Es öffnet sich ein kleines Menü, in dem Optionen wie „Alle Änderungen im Dokument annehmen“ oder „Alle Änderungen im Dokument ablehnen“ zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, wird jede noch verbleibende Änderung entsprechend mit einem Klick angenommen oder abgelehnt, ohne dass Sie jede Änderung einzeln aufsuchen müssen.

Sobald Sie alle Änderungen angenommen oder abgelehnt haben, enthält das Dokument keinerlei sichtbare Korrekturmarkierungen mehr – Ihr Text liegt jetzt in der endgültigen Fassung vor. In der Statusleiste und im Menüband sollten zudem keine ausstehenden Überarbeitungen mehr angezeigt werden. Das Dokument ist nun bereit dafür, beispielsweise an Dritte weitergegeben oder als fertige Version archiviert zu werden.

Tipp: Bevor Sie ein Dokument an andere weiterleiten, sollten Sie unbedingt prüfen, dass keine nachverfolgten Änderungen oder Kommentare mehr darin enthalten sind. Am einfachsten erledigen Sie das, indem Sie alle Änderungen annehmen (bzw. nicht gewünschte Änderungen ablehnen) und sämtliche Kommentare löschen. Andernfalls könnten die Empfänger des Dokuments Ihre internen Überarbeitungen oder Anmerkungen sehen, was in vielen Fällen unerwünscht ist. Insbesondere bei wichtigen Dokumenten (z. B. Bewerbungen, Verträgen oder wissenschaftlichen Arbeiten) sollten Sie darauf achten, die Änderungsnachverfolgung vor dem Versenden vollständig zu entfernen bzw. das Dokument final zu bereinigen.

Fazit

Die Word Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word ist ein wunderbares Werkzeug, um Dokumente übersichtlich zu überarbeiten und Änderungen transparent zu machen. In diesem Beitrag haben wir Ihnen ausführlich gezeigt, wie Sie den Änderungsmodus in verschiedenen Word-Versionen (2016, 2019, 2021, 365 unter Windows) einschalten und nutzen können, um Ihre Bearbeitungen sichtbar zu machen.

– Word Rechtschreibprüfung