Die Funktion „Aufräumen“ in Outlook hilft dir dabei, deinen Posteingang, Ordner und Unterhaltungen aufzuräumen und Platz zu schaffen. Diese Funktion hilft dabei Outlook aufzuräumen, indem sie automatisch ältere Nachrichten verschiebt oder löscht, um Platz zu schaffen und den Fokus auf wichtigere Informationen zu legen. Dies hilft dir, den Fokus auf die relevanten Teile einer Unterhaltung zu legen und unnötigen Ballast zu reduzieren.

Wie funktioniert die „Aufräumen“ Funktion im Outlook?

Diese Aufräumen Funktion vom Outlook hat nichts mit der Outlook Postfachbereinigung zu tun, mit der Ihr ebenfalls Aufräumen und Platz schaffen könnt.

Diese weitere Aufräumen Funktion bietet noch weitere Möglichkeiten im Outlook, sich von nicht mehr benötigen Nachrichten zu trennen und diese in andere Ordner zu verschieben. Folgende Aufräumfunktionen stehen Euch zur Verfügung.

  • Unterhaltung aufräumen
  • Ordner aufräumen
  • Ordner und Unterordner aufräumen

Dies sieht im Outlook dann wie folgt aus.

Outlook Ordner aufräumen

Wie Ihr seht, könnt Ihr die Funktion entweder über die rechte Maustaste auf den Ordner oder eine E-Mail ausführen, oder Ihr ruft über das Aufräumen Menü unter „Start“ die gewünschte Funktion auf.


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Alle Aufräum-Aktionen im Outlook verlaufen nach dem gleichen Schema. Zunächst wird Euch ein kleines Fenster angezeigt, indem Ihr zum einen die Aufräumaktion durchführen könnt oder die Aufräum-Einstellungen anpassen könnt.

Outlook Ordner aufräumen und Einstellungen

Über „Einstellungen“ gelangt Ihr in die Outlook Optionen, die Ihr natürlich auch über „Datei“ und „Optionen“ aufrufen könnt. Dort findet Ihr dann im Bereich „E-Mail“ den Bereich

„Unterhaltungen aufräumen“.

E-Mail Unterhaltungen aufräumen

Hier stehen Euch nun zahlreiche Optionen zur Verfügung, um das Aufräumen Eures Outlook Postfaches oder der Unterhaltungen an Eure Bedürfnisse anzupassen.

Im Bereich „Aufgeräumte Elemente werden in den folgenden Ordner verschoben“ könnt Ihr festlegen, in welchen Ordner die aufgeräumten Objekte verschoben werden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Aufräumvorgang nicht endgültig ist. Gelöschte E-Mails bzw. Nachrichten werden standardmäßig in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben und können von dort aus wiederhergestellt werden. In unserem Beispiel steht „Trash„, welches für Ordner „Gelöschte Elemente“ steht.

Sollte die Ordnerstruktur beim Aufräumen beibehalten werden, so ist die Option „Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen„. Des weiteren könnt Ihr festlegen, dass ungelesene, kategorisierte, gekennzeichnete und digital signierte Nachrichten bzw. E-Mails nicht verschoben bzw. aufgeräumt werden sollen.

Außerdem steht noch die Option zur Verfügung, dass wenn eine Nachricht von einer Antwort geändert wird, das Original nicht verschoben wird.

Nach dem Outlook Aufräum-Prozess

Nach dem durchgeführten Outlook Aufräum-Prozess wird folgende Anzeige sichtbar.

Unterhaltung aufräumen Ergebnis

Hier wird sichtbar, ob Nachrichten aufgeräumt wurden oder nicht. Des weiteren wird darauf hingewiesen, dass nur Nachrichten, die die Aufräumeinstellungen erfüllen, in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben werden. Die Einstellungen könnt Ihr wie bereits oben beschrieben individuell festlegen.

Fazit

Die Funktion „Aufräumen“ in Outlook bietet eine praktische Möglichkeit, E-Mail-Unterhaltungen oder ganze Ordner wie z.B. den Posteingang zu organisieren und aufgeräumt zu halten, indem alte Nachrichten gekürzt oder gelöscht werden.

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