Wer mit Outlook arbeitet kommt sicherlich irgendwann mal in die Verlegenheit, dass er während einer Abwesenheit wie Urlaub oder Krankheit einen Stellvertreter definieren und einrichten muss. Ein Abwesenheitsassistent bzw. Abwesenheitsnachricht ist nicht immer zielführend, denn manchmal kann es durchaus sinnvoll sein, dass jemand anders Zugriff auf bestimmte Bereiche des Outlook Postfachs hat.

Outlook Anwender, deren Outlook Postfächer über einen Exchange Server laufen, können sehr einfach einen Stellvertreter definieren und ihm Rechte auf verschiedene Ordner seines eigenen Outlook Postfachs geben, so wie z.B. Posteingang, Aufgaben, Kalender usw.

Wir Ihr einen Outlook Stellvertreter definieren und einrichten könnt, erfahrt Ihr in diesem kurzen Outlook Tutorial.

Outlook Stellvertretung einrichten

Um einen Stellvertreter für das eigene Outlook Postfach zu definieren, müsst Ihr im Outlook auf

Datei / Kontoeinstellungen

klicken. Anschließend wird folgendes sichtbar.

Outlook Zugriffsrechte für Stellvertretung

Wie Ihr seht, wird dann die folgende Option sichtbar:

Zugriffsrechte für Stellvertretung
Anderen Personen Berechtigungen zum Empfangen von Outlook Elementen und zum Antworten in Ihrem Auftrag erteilen.

Anschließend wird ein kleines Fenster sichtbar, welches die Outlook Stellvertreterfunktion nochmals genauer erklärt und anzeigt, welche aktuellen Stellvertreter gerade eingerichtet sind.

Stellvertretungen können Elemente in Ihrem Auftrag senden, dazu zählt auch das Erstellen von und Antworten auf Besprechungsanfragen. Zum Erteilen von Ordnerberechtigungen ohne die Berechtigungen zum Senden „im Auftrag von“ gehen Sie folgendermaßen vor: Rechtsklick auf den Ordner, klicken Sie dann auf „Freigabeberechtigungen ändern“, und ändern Sie die Optionen unter „Berechtigungen“.

Über den Button „Hinzufügen“ könnt Ihr dann Stellvertreter im Outlook hinzufügen, woraufhin sich folgende Anzeige präsentiert.

Outlook Stellvertreter Berechtigungen

Hier könnt Ihr nun die Stellvertreterbereichtigungen genau definieren für die Bereiche

  • Kalender
  • Kopien der an mich gesendeten Besprechungsanfragen
  • Aufgaben
  • Posteingang
  • Kontakte
  • Notizen

Bei den einzelnen Bereichen könnt Ihr dann noch zwischen den folgenden Stellvertreterrechten unterscheiden.

  • Keine
  • Prüfer (kann Elemente lesen)
  • Autor (kann Elemente lesen und erstellen)
  • Bearbeiter (kann Elemente lesen, erstellen und auch ändern)

Wenn Ihr eine Person als Stellvertreter definiert habt und die entsprechenden Stellvertreter-Rechte vergeben habt, könnt Ihr abschließend noch definieren, ob der Stellvertreter automatisch eine Zusammenfassung der Stellvertreter-Berechtigungen zugesendet bekommen soll.

Außerdem könnt Ihr festlegen, ob der Stellvertreter auch Zugriff auf Elemente im Outlook hat, die als „privat“ definiert wurden.

Somit ist das Definieren eines Outlook Stellvertreters incl. der notwendigen Rechte sehr einfach gelöst. Selbstverständlich könnt Ihr die Vertreterrechte jederzeit ändern oder auch wieder löschen.