Unternehmensverwaltungs-Software für KMU – 6 wesentliche Auswahlkriterien

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind in Deutschland ein unverzichtbarer Wirtschaftsmotor. Um ihre betrieblichen Prozesse effizient zu verwalten, greifen sie auf individuelle Softwarelösungen zurück. Die Ansprüche unterscheiden sich dahingehend von Konzernen teilweise deutlich. Big Player, wie SAP, spielen eine eher untergeordnete Rolle.

1. Überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis

Eines der wichtigsten Kaufkriterien bei Software zur Unternehmensverwaltung ist ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Kosten müssen überschaubar bleiben und kalkulierbar sein. Transparenz ist ein elementares Stichwort. Werden diverse Extras zusätzlich berechnet, hat das mit einer kundenfreundlichen Preisgestaltung nicht viel zu tun. Ein seriöser Anbieter legt offen, welche Ausgaben auf Betriebe zukommen und ist bestrebt seinen Interessenten die jeweils beste Lösung vorzuschlagen, nicht die teuerste.

2. Alles aus einer Hand

Lohnabrechnungen, Bearbeitung von Aufträgen, Buchhaltung, Lagerhaltung, Preisgestaltung und vieles mehr. Die Liste der verwaltenden Aufgaben, die ein Unternehmen täglich erledigen muss, ist lang. Gut, wenn die gewählte Software alle Prozesse einbezieht und nicht mehrere Lösungen separat bedient werden müssen. Das bringt maximalen Komfort, Zeitersparnis und wirkt sich gleichzeitig mindernd auf die Kosten aus. Lassen sich sämtliche oder zumindest ein Großteil der Herausforderungen mit einer Anwendung meistern, kommt das auch dem Personal zugute, weil die Prozessabwicklung deutlich vereinfacht wird. Als Beispiel dient die Unternehmenssoftware Lexware financial office für Windows 10, 8.1 sowie 7 SP1 mit verständlicher Struktur und großem Funktionsumfang. Sie hilft bei der korrekten Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, bringt Transparenz in Finanzen und Lagerorganisation, umfasst alle wichtigen Schnittstellen zum Datenaustausch mit Steuerberater, Finanzamt sowie Sozialversicherungsträgern und bringt Ordnung in die Zettelwirtschaft von Büros. Ergänzend dazu präsentiert der Freiburger Hersteller für Standardanwendungssoftware die Cloud-Lösung lexoffice für die Online-Buchhaltung inklusive Buchungsübersicht, welche ohne Installation auskommt und mobiles Arbeiten fördert. Derartige kaufmännische Komplettlösungen erfreuen sich bei kleinen und mittelgroßen Betrieben zunehmender Beliebtheit. Entscheidend ist, dass die Anwendungen zum Unternehmen passen und dessen Arbeitsabläufe effektiv beschleunigen. Softwareentwickler, die auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kundschaft eingehen und ihre Angebote kontinuierlich an die sich stetig wandelnden Bedingungen anpassen, haben klar die Nase vorn.

3. Branchenspezifische Details

Je nach Unternehmen ist keine branchenneutrale Software gefragt, sondern spezifische Lösungen mit besonderen Funktionen. Die Ansprüche an die Software-Architektur sind teilweise so hoch, dass standardisierte Angebote keine Option sind. Die Lebensmittelindustrie hat teilweise völlig andere Vorstellungen von einer praktischen Software zur Unternehmensverwaltung als Medizintechniker oder reine Logistiker. Etablierte Entwickler sind Mitbewerbern immer einen Schritt voraus und dank ihrer Erfahrung fähig, zügig auf die aktuellen Entwicklungen am Markt zu reagieren.

4. Plattformunabhängigkeit und offene Serverarchitektur bei ERP-Software

Greift ein Betrieb auf ein Enterprise-Ressource-Planning-System, kurz ERP-System zurück, um die Steuerung und Bündelung sämtlicher Geschäftsprozesse zu erleichtern, sind serverseitig plattformunabhängige Lösungen ein großer Vorteil. Besteht Plattformabhängigkeit, kann eine Modernisierung der ERP-Software die gesamte IT-Infrastruktur eines Betriebs auf den Kopf stellen. Das wäre nicht nur mit unkalkulierbaren Kosten verbunden, auch das über Jahre angeeignete IT-Know-how wäre nahezu unbrauchbar. Auch eine hohe Integrationsfähigkeit in bestehende Systemlandschaften ist entscheidend, um künftigen Kommunikationsproblemen vorzubeugen.

5. Internationalität gewinnt an Bedeutung

Der deutsche Mittelstand ist exportorientiert und muss sich zunehmend auf dem internationalen Markt behaupten. Eine Software mit Mehrwährungsfähigkeit, Schriftunterstützung zur korrekten Anzeige von Fremdsprachen, Sendungsverfolgung, Zeitzonen-Manager und einer flexiblen Steuermatrix ist eine Bereicherung für den Arbeitsalltag. Dass derartige Systeme teurer sind, als einfache Lösungen für die Buchhaltung, ist angesichts des Funktionsumfangs nachvollziehbar. Hier muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob Zeitersparnis und Arbeitserleichterung in einem gesunden Verhältnis zum finanziellen Aufwand stehen.

6. Software-Support

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl des Software-Anbieters ist dessen Service. Bei Fragen rund um Funktionen, Bedienung, technische Details und individuelle Besonderheiten sollte ein kompetenter Ansprechpartner des Entwicklers erreichbar sein, um möglichst schnell Antworten beziehungsweise Lösungsvorschläge zu erhalten. Eine persönliche Beratung ist im Geschäftsalltag Gold wert und spart wertvolle Zeit. Daher ist es ratsam, sich für eine Software zu entscheiden, die einen zuverlässigen Support umfasst.

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