Im 1. Teil unserer Reihe der besten Outlook Alternativen sind wir auf die Programme „Thunderbird„, „eM Client“ und „Mailbird“ eingegangen. In diesem zweiten Teil werden wir die Outlook Konkurrenzprodukte „Windows 10/11 Mail & Kalender App„, „Gmail / Google Workspace“ und „Spark“ genauer betrachten. Abschließend werden wir dann noch auf den dritten Teil dieser Serie verweisen.
Windows 10/11 Mail & Kalender App (kostenlos in Windows integriert)
Weniger bekannt, aber schon auf jedem Windows-10/11-PC vorinstalliert, ist die Mail-App von Windows. Diese kostenlose App ist deutlich einfacher gestrickt als Outlook, deckt aber die Grundbedürfnisse vieler Privatanwender ab. Ihr könnt beliebig viele E-Mail-Konten hinzufügen (Exchange, Outlook.com, Gmail, Yahoo, GMX, IMAP/POP – gängige Dienste sind vordefiniert). Die Oberfläche ist minimalistisch und für Touch-Bedienung optimiert: Links die Konten und Ordner, rechts die aufklappende Mail-Liste und Leseansicht. Für den Alltag – E-Mails lesen, schreiben, Anhänge versenden – reicht die Funktionalität gut aus. Leistungsstarke Filter, Kategorien oder Add-ons sucht man jedoch vergeblich.
Auch eine Offline-Archivierung (wie PST bei Outlook) gibt es nicht direkt, da die App vor allem als Frontend für eure Online-Konten dient. Vorteil: Sie ist schnell, übersichtlich und nahtlos ins Windows-Betriebssystem integriert (Benachrichtigungen im Action Center, Live-Kachel/Widgets mit aktueller Mail-Vorschau etc.).
Kalender & Aufgaben in der Mail App
Parallel zur Mail-App stellt Windows eine Kalender-App bereit (in Windows 10 war es eine eigene App, unter Windows 11 ist Kalender in Mail integriert). Diese Kalender-App synchronisiert Termine von euren eingebundenen Konten (Outlook.com, Exchange, Google Kalender usw.) und bietet die üblichen Funktionen: Terminübersicht, verschiedene Ansichten (Tages-, Wochen-, Monatsansicht), Erinnerungen und sogar Wetterinfos für Termine. Ihr könnt Termine erstellen und Einladungen empfangen, jedoch fehlen erweiterte Funktionen wie das Anzeigen der Verfügbarkeit anderer Personen oder komplexe Serienmuster wie in Outlook.
Aufgaben werden von der Mail/Kalender-App nicht abgedeckt. Microsoft hat Aufgaben in die separate To-Do-App ausgelagert. Das bedeutet: Wenn Ihr Aufgaben verwalten möchtet, müsst Ihr dafür auf Microsoft To Do zurückgreifen (ebenfalls kostenlos und integriert sich mit Outlook.com Aufgaben). To Do lässt sich nicht direkt in der Mail-App anzeigen, aber es synchronisiert mit Outlook-Aufgaben und zeigt fällige To-Dos z.B. auch im Windows-Kalender an (unter „Aufgaben“). Für einfache Zwecke kann man sich aber behelfen, indem man z.B. Termine als Erinnerungseinträge nutzt.
Kontakte in der Windows Mail App
Es gab in Windows 10 eine Personen-App, welche mit der Mail und Kalender App verknüpft war und Kontakte aus Euren Konten anzeigte. In Windows 11 existiert die Personen-App so nicht mehr offensichtlich, jedoch werden Kontakte aus E-Mail-Konten meist in der Mail-App beim Verfassen (Auto-Vervollständigen) berücksichtigt. Eine eigenständige Kontaktverwaltung wie Outlook (mit vCard-Export, Ordnern etc.) fehlt. Wer lokal Kontakte managen will, muss entweder Outlook verwenden oder auf Web-Oberflächen (z.B. die Kontakte-App von Outlook.com oder Google) ausweichen. Für die meisten Heimanwender reicht es, dass Kontakte auf den Servern (Google, Microsoft-Konto) liegen und von der Mail-App genutzt werden, ohne sie lokal zu pflegen.
Besonderheiten der Windows Mail App
Der größte Vorteil der Windows Mail/Kalender-App ist die Einfacheit und direkte Verfügbarkeit. Ihr könnt das Programm sofort verwenden, es erfordert keine Installation. Gerade für Gelegenheitsnutzer oder Anfänger ist die Mail-App ideal, da sie nicht mit Funktionen überfrachtet ist. Im Zusammenspiel mit einem Microsoft-Konto synchronisiert sie E-Mails und Termine sogar über Geräte hinweg (PC, Smartphone via Outlook-App). Ein großer Pluspunkt ist auch die Einbindung beliebiger Konten: Wie in unserer Anleitung GMail Konto in die Windows 10 Mail App integrieren gezeigt, könnt Ihr beispielsweise Euer Gmail-Konto, Yahoo-Mail oder Firmen-Exchange problemlos hinzufügen und alles einheitlich verwalten.
Nachteile sind die begrenzten Möglichkeiten – wer z.B. umfangreiche Regeln für eingehende Mails, vollwertige Kontaktverwaltung oder Add-ons benötigt, stößt schnell an Grenzen. Auch ein unified Inbox über alle Konten hinweg sucht man hier vergeblich (Konten werden zwar gleichzeitig angezeigt, aber pro Konto getrennt gelistet). Für viele Privatanwender jedoch ist diese schlanke Lösung völlig ausreichend.
Schritt-für-Schritt Tipp: Startet die Mail-App (bei Windows 10 unten in der Taskleiste, bei Windows 11 über Startmenü „Mail“ suchen). Über das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) → „Konten verwalten“ könnt Ihr neue E-Mail-Konten hinzufügen. Wählt den entsprechenden Anbietertyp aus der Liste oder gebt „Anderes Konto (IMAP)“ ein und folgt den Anweisungen. Nach Einrichtung seht Ihr eure Mails; wechselt mit Klick unten links auf das Kalender-Symbol zur Kalenderansicht, um eure Termine einzusehen oder neue einzutragen. Vergesst nicht, das Mail-Programm als Standard-E-Mail-App festzulegen, falls Ihr es dauerhaft statt Outlook nutzen wollt – wie das geht, zeigen unsere Anleitungen für Windows 10 und Windows 11.
Gmail / Google Workspace (kostenlos als Gmail, für erweiterte Funktionen als Google Workspace kostenpflichtig)
Ein großer Teil der Nutzer verzichtet mittlerweile ganz auf ein installiertes E-Mail-Programm und nutzt Webmail-Dienste. Gmail ist dabei eine der beliebtesten Lösungen. Als reine Web-Anwendung (oder mobile App) ist Gmail keine klassische Outlook-„Software“, aber durchaus eine Alternative zur Outlook-Nutzung am PC. Ihr benötigt nur einen Browser: Alle E-Mails liegen in der Cloud und werden über die Weboberfläche von Gmail bearbeitet.
Die Funktionen sind über die Jahre enorm gewachsen – Gmail bietet Labels (statt Ordnern) zur flexiblen Kategorisierung, einen hervorragenden Spamfilter, Tabs für verschiedene Mailtypen (Primär, Werbung, Social etc.) und leistungsfähige Suchoperatoren, um jede Mail wiederzufinden. Die Oberfläche ist schlicht und auf Produktivität getrimmt; viele Aktionen funktionieren per Tastenkombination. Vorteil: Ihr müsst Euch nie um Updates oder Backups kümmern, das passiert automatisch auf Googles Servern.
Kalender & Aufgaben in GMail
Zusammen mit Gmail erhaltet Ihr den Google Kalender, den Ihr im Web (unter calendar.google.com) oder via Mobile App nutzen könnt. Er lässt sich auch direkt aus der Gmail-Oberfläche aufrufen – in Gmail gibt es eine Seitenleiste, über die Kalender, Notizen oder Aufgaben eingeblendet werden können. Der Google Kalender bietet umfangreiche Funktionen wie Serientermine, das Teilen von Kalendern mit anderen und das Einladen von Gästen zu Terminen (vergleichbar mit Outlook-Meetings). Aufgaben werden in der Google-Welt über eine sehr simple Aufgabenliste namens Google Tasks abgebildet, die man ebenfalls in Gmail/Calendar als Sidebar öffnen kann.
Google Tasks ist eher rudimentär (Aufgabe + optional Datum), für komplexere To-Do-Listen bietet Google alternativ die separat erhältliche App Google Erinnerungen (Keep) oder man greift zu Drittanbieter-Tools. In einem geschäftlichen Umfeld (Google Workspace) gibt es zusätzlich Tools wie Google Chat und Google Meet, die nahtlos mit Mail und Kalender verzahnt sind.
Kontakte
Google verfügt über eine eigene Kontaktverwaltung (Google Kontakte). Alle Kontakte, die Ihr in Gmail verwendet oder auf Eurem Android-Telefon speichert, werden dort gesammelt. Über die Weboberfläche contacts.google.com könnt Ihr sie bearbeiten, gruppieren, mit Bildern versehen und synchronisieren. Diese Kontakte stehen Gmail beim Verfassen von Mails zur Verfügung (Autovervollständigung) und lassen sich auch exportieren (CSV/vCard) oder mit anderen Geräten synchron halten. Wenn Ihr von Outlook auf Gmail wechselt, könnt Ihr Eure Outlook-Kontakte recht einfach als CSV exportieren und in Google Kontakte importieren – anschließend habt Ihr das Adressbuch online verfügbar.
Besonderheiten von GMail
Gmail (bzw. Google Workspace in der kostenpflichtigen Edition) ist plattformunabhängig und erfordert keine Installation. Ihr könnt von jedem Gerät mit Internet auf eure Mails und Termine zugreifen. Das macht es extrem flexibel – egal ob am Heim-PC, im Büro, Tablet oder Smartphone, Ihr habt immer die gleiche Umgebung. Zudem ist das Zusammenwirken der Google-Apps ein Vorteil: Aus einer Mail heraus kann man z.B. direkt ein Meeting in den Kalender übernehmen oder ein Dokument in Google Drive speichern und teilen.
Ein kostenloses Gmail-Konto bietet bereits großzügigen Speicher (15 GB geteilt für Mails und Drive) und alle genannten Funktionen werbefinanziert an. Wer mehr braucht, kann auf Google Workspace upgraden: Dann erhält man u.a. eine werbefreie Umgebung, mehr Speicher, professionelle Verwaltungstools und die Möglichkeit, eine eigene Domain für die E-Mail-Adresse zu nutzen (z.B. vorname@firmenname.de über Gmail). Für Privatnutzer ist das meist nicht nötig – hier reicht die Gratis-Variante vollkommen.
Natürlich gibt es auch Nachteile: Man ist von einer aktiven Internetverbindung abhängig (Offline-Zugriff ist eingeschränkt im Browser möglich, aber nicht so komfortabel wie bei einem Desktop-Client). Manche vermissen auch die gewohnte Programmoberfläche; außerdem liegen die Daten bei Google, was für datenschutzbewusste Nutzer ein Thema sein kann. Trotzdem stellt Gmail für viele eine der einfachsten Alternativen dar – insbesondere wenn man bereits ein Android-Smartphone besitzt oder Googles Ökosystem aktiv nutzt.
Tipp: Um den Umstieg zu erleichtern, bietet Google für Unternehmen Import-Tools an, aber privat geht es auch manuell: Legt ein Gmail-Konto an, richtet in Outlook eine Weiterleitung ein oder importiert eure alten Mails per IMAP in Gmail. Eure zukünftige Korrespondenz könnt Ihr dann komplett im Web erledigen und Outlook zur Not auf dem Rechner lassen, bis Ihr euch an die neue Arbeitsweise gewöhnt habt.
Spark (kostenlose Basisversion, Apps für Windows/macOS + iOS/Android)
Spark ist ein relativ neuer E-Mail-Client, der zunächst auf Apple-Geräten populär wurde und inzwischen auch für Windows verfügbar ist. Die Entwickler von Spark legen den Fokus auf einen intelligenten Workflow für E-Mails. Spark unterstützt beliebig viele Konten (IMAP/SMTP) und vereint sie in einer Smart Inbox. Diese trennt z.B. automatische Newsletter und Benachrichtigungen von den wichtigen E-Mails persönlicher Absender. Standardmäßig zeigt Spark neue E-Mails von bekannten Kontakten ganz oben an und fasst weniger wichtige E-Mails in Kategorien zusammen – so behält man leichter den Überblick im Posteingang.
Die Oberfläche ist sehr ansprechend und modern gestaltet, mit vielen kleinen Helfern: Es gibt Wischgesten (wie man es von Mobile-Apps kennt) zum schnellen Archivieren oder Verschieben, eine Snooze-Funktion ähnlich wie bei Mailbird, und praktische Shortcuts. Benachrichtigungen sind ebenfalls „smart“: Spark kann so eingestellt werden, dass Ihr nur für wichtige Mails (z.B. von euren Kontakten) eine Notification bekommt, nicht für jede Werbung.
Kalender & Aufgaben in Spark
Spark hat einen Kalender direkt integriert – auf dem Desktop ist er als eigener Tab oder Bereich zugänglich. Ihr könnt z.B. euer Google-Konto oder iCloud-Konto hinzufügen und damit nicht nur die Mails, sondern auch die Kalender dieses Accounts in Spark verwalten. Termine lassen sich in der App erstellen, bearbeiten und Einladungen beantworten. Die Implementierung reicht für grundlegende Kalenderbedürfnisse aus (inkl. Erinnerungen, verschiedenen Ansichten).
Für Aufgaben im engeren Sinne gibt es kein separates Modul, aber Spark ermöglicht es, E-Mails als Erinnerung später erneut anzeigen zu lassen (Snooze) oder sie in Drittanbieter-To-Do-Dienste zu schicken. Außerdem können Mails mit einem Klick in „Erledigt“ und „Zurückstellen“ sortiert werden, was ein bisschen wie eine Aufgabenabarbeitung funktioniert – man arbeitet die Inbox durch, bis alles abgearbeitet oder terminiert ist.
Kontakte in Spark
Spark hat keine dedizierte Kontaktverwaltung, nutzt aber die auf euren Geräten hinterlegten Kontakte für die Autovervollständigung. Wenn Ihr z.B. euer Google-Konto einbindet, greift Spark auf die Google-Kontakte zu, ohne dass Ihr diese separat im Programm pflegen müsst. In einem Team-Kontext (siehe unten) könnt Ihr auch gemeinsame Team-Kontakte nutzen, aber für einen Einzelnutzer läuft das Management der Adressen eher über die eingebundenen Accounts.
Spark Besonderheiten
Spark sticht wirklich heraus durch seine Team-Funktionen (diese sind allerdings teil der kostenpflichtigen Premium-Version). In einem Unternehmen oder Team kann man E-Mails gemeinsam bearbeiten: Man kann E-Mails teilen (ähnlich wie man in Google Docs ein Dokument teilt) und in einem privaten Chat mit Kollegen darüber diskutieren, bevor man antwortet. Man kann auch E-Mail-Entwürfe gemeinsam in Echtzeit verfassen.
Dies richtet sich klar an Business-Teams, die viel Zusammenarbeit brauchen. Für den privaten Nutzer sind aber auch in der kostenlosen Variante tolle Funktionen drin: z.B. ein E-Mail-Delegieren (Mails an jemanden weiterzuweisen und den Überblick zu behalten) oder das Zurückrufen von gesendeten E-Mails innerhalb weniger Sekunden. Spark ist insgesamt eine sehr innovative Alternative, die versucht, das klassische E-Mail-Handling zu verbessern. Zu bedenken ist, dass Spark ein Cloud-unterstütztes Produkt ist – einige intelligente Funktionen laufen über deren Server (die laut Anbieter sicher und DSGVO-konform in der EU betrieben werden). Wer damit kein Problem hat, bekommt einen sehr produktiven E-Mail-Client.
Tipp: Spark lässt sich kostenlos herunterladen; nach Installation könnt Ihr direkt eure Mailkonten hinzufügen. Nehmt euch Zeit, die Einstellungen durchzugehen – hier könnt Ihr festlegen, welche Mail-Kategorien in der Smart Inbox wie angezeigt werden, ob Newsletter gebündelt werden, und welche Schnelltasten oder Wischgesten Ihr nutzen wollt. So passt Ihr Spark an eure Arbeitsweise an. Sollte Euch die Team-Funktionalität interessieren, könnt Ihr diese in der App testen (erfordert aber Registrierung eines Teams und ist ab gewisser Nutzerzahl kostenpflichtig).
Weitere Outlook Alternativprogramme
Natürlich gibt es noch weitere Alternativen, z.B. spezialisierte Programme wie The Bat! für Security-Enthusiasten, SeaMonkey als Suite mit Browser, oder Proton Mail für besonders datenschutzbewusste Nutzer. In unserer Hitliste haben wir uns auf die gängigsten und benutzerfreundlichsten Mailprogramme konzentriert.
Weiter geht es mit den Alternativen in Teil 3
In unserem Teil 3 dieser Reihe von Outlook Alternativprogramme zeigen wir dann, wie ein Wechsel von Outlook zu einer Alternativ Mailsoftware relativ einfach möglich ist.
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