Was ist die beste Outlook Alternative? Outlook ist zwar eines der bekanntesten E-Mail-Programme, doch gibt es noch bessere Mailprogramme? Es gibt durchaus Gründe, sich nach Alternativen umzusehen. Oft spielt der Preis eine Rolle: Outlook ist meist nur im Paket mit Microsoft Office oder Microsoft 365 erhältlich, was für Privatanwender teuer sein kann. Außerdem bevorzugen manche Anwender eine einfache oder modernere Oberfläche, wie sie alternative Mail-Programme bieten.

Zudem gibt es Fälle, in denen Outlook technisch an Grenzen stößt oder Probleme macht (z.B. Suchfunktion defekt, PST-Dateien zu groß, etc.), und man mit einem schlankeren Programm besser bedient ist. Nicht zuletzt möchten manche Nutzer lieber auf plattformunabhängige oder Open-Source-Lösungen setzen, sei es aus ideologischen Gründen oder um auf Windows, macOS und Linux ein einheitliches Mailprogramm nutzen zu können.

Kostenlose vs. kostenpflichtige E-Mail-Programme

Bei E-Mail-Clients gibt es sowohl kostenlose Open-Source-Programme als auch kostenpflichtige Lösungen mit erweitertem Support oder Zusatzfunktionen. Kostenlose Alternativen (wie z.B. Thunderbird oder die in Windows integrierte Mail-App) reichen für die meisten Zwecke völlig aus – sie bieten E-Mail, Kalender und Kontakte ohne Anschaffungskosten. Kostenpflichtige Mailprogramme hingegen richten sich oft an Power-User oder geschäftliche Anwender: Sie punkten mit professionellem Support, erweiterten Funktionen (z.B. bessere Zusammenarbeit im Team, erweiterte Verschlüsselung, Integration von speziellen Diensten) und oftmals einer noch intuitiveren Bedienung.

Bei der Auswahl sollte man abwägen: Reichen die Basisfunktionen und etwas Eigeninitiative (dann ist kostenlos ideal), oder möchte man Premium-Features und Unterstützung, wofür man bereit ist, zu zahlen? In vielen Fällen kann man kostenpflichtige Programme vor dem Kauf testen – so könnt Ihr gefahrlos ausprobieren, ob die Mehrfunktionen den Preis rechtfertigen.

Wichtige Funktionen einer Outlook-Alternative

Bevor wir konkrete Programme vorstellen, schauen wir kurz auf die Kernfunktionen, die ein gutes Outlook-Ersatzprogramm mitbringen sollte. Schließlich nutzt Outlook kaum jemand nur für E-Mails – die Integration mehrerer PIM-Funktionen (Persönliche Informationsverwaltung) macht es so beliebt. Entsprechend solltet Ihr bei Alternativen besonders auf Folgendes achten:


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  • E-Mail-Verwaltung: Mehrere Konten (IMAP, POP3 oder Exchange) sollten unterstützt werden, idealerweise mit Unified Inbox (vereinigtem Posteingang) und Möglichkeiten zum Filtern, Kategorisieren und Suchen von Nachrichten. Auch Funktionen wie Vorlagen, Regeln zur automatischen Ablage oder Spam-Filter sind hilfreich.
  • Kalender: Termine und Meetings verwalten – ein Outlook-Ersatz sollte Kalenderfunktionen haben oder sich mit externen Kalenderdiensten koppeln lassen. Wichtig sind wiederkehrende Termine, Einladungen per E-Mail und ggf. die Möglichkeit, Online-Kalender (ICS/iCal-Feeds) einzubinden.
  • Aufgaben (To-Do-Liste): Viele nutzen Outlooks Aufgaben-Funktion zur Organisation von To-Dos. Einige Mailprogramme haben integrierte Aufgaben-Module oder koppeln sich an separate To-Do-Apps. Wenn Euch Aufgabenplanung wichtig ist, achtet darauf, ob und wie die Alternative das bietet.
  • Kontakte: Ein Adressbuch zum Speichern von Kontakten sollte vorhanden sein. Optimal ist es, wenn sich das Programm mit Kontaktdiensten synchronisieren kann (z.B. Google Kontakte, iCloud oder Exchange-Kontakte), damit all Eure Adressen verfügbar bleiben. Import- und Exportfunktionen (CSV, vCard) sind ebenfalls praktisch, um bestehende Kontakte zu übernehmen.
  • Weitere Kriterien: Benutzerfreundlichkeit und Performance sind nicht zu vernachlässigen – ein übersichtliches Interface, in dem man sich schnell zurechtfindet, steigert die Produktivität. Sicherheit spielt ebenfalls mit: Unterstützt die Software z.B. Verschlüsselung (SSL, TLS für die Verbindung; PGP oder S/MIME für Mails)? Hat sie eingebaute Anti-Spam-Features oder Phishing-Warnungen? Auch Integration mit anderen Diensten (Cloud-Speicher, Messenger) kann ein Pluspunkt sein, ebenso wie plattformübergreifende Verfügbarkeit (Windows, mobil, Web).

Im Folgenden haben wir eine Hitliste der besten Outlook-Alternativen zusammengestellt – inklusive Hinweise darauf, welche Features sie in den Bereichen E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte mitbringen.

Top 6 Outlook-Alternativen im Überblick

Hier nachfolgend nun eine Übersicht über die Top 6 Outlook Alternativen. Zu jedem Programm gehen wir auf die Stärken und ggf. auf Schwächen ein.

Outlook Alternative Thunderbird

Mozilla Thunderbird (kostenlos, Open-Source, für Windows/Mac/Linux)

Im Bereich E-Mail ist Thunderbird ein seit Jahren bewährter kostenloser E-Mail-Client. Er unterstützt unbegrenzt viele E-Mail-Konten (IMAP, POP3) und bietet Funktionen wie Filterregeln, lokale Ordner, Schlagwörter zur Kategorisierung von Mails und eine leistungsstarke Suchfunktion. Die Bedienoberfläche erinnert an klassische E-Mail-Programme, ist aber durch Themes und Add-ons anpassbar.

  • Kalender & Aufgaben: Von Haus aus kann Thunderbird mit E-Mails umgehen; Kalender und Aufgaben lassen sich über die integrierte Erweiterung Lightning nutzen. In aktuellen Thunderbird-Versionen ist Lightning bereits vorinstalliert, sodass Ihr Termine und Aufgaben direkt in Thunderbird verwalten könnt. Ihr könnt mehrere Kalender führen, euch Benachrichtigungen für Termine anzeigen lassen und sogar Kalender mit anderen teilen oder abonnieren (via iCal/ICS). Die Aufgabenverwaltung ist in den Kalender integriert – Ihr könnt Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anlegen, abhaken und nach Kategorien sortieren.
  • Kontakte: Thunderbird verfügt über ein Adressbuch für Kontakte. Kontakte können manuell hinzugefügt oder per Import übernommen werden (z.B. als vCard oder CSV aus Outlook exportiert – siehe unsere Anleitung zum Outlook Kontakte exportieren). Mit Plugins oder CalDAV/CardDAV-Unterstützung lassen sich externe Kontakt-Dienste einbinden – etwa die Synchronisation mit Google Kontakten oder Apple iCloud Kontakten, sodass Eure Adressbücher auf dem neuesten Stand bleiben.
  • Besonderheiten: Als Open-Source-Projekt ist Thunderbird kostenlos und lebt von seiner Community. Es gibt unzählige Add-ons zur Erweiterung des Funktionsumfangs – vom verbesserten Kalender-Addon bis zu Verschlüsselungsplugins (OpenPGP-Unterstützung ist inzwischen direkt integriert). Thunderbird kann zudem mit einigen Outlook-spezifischen Formaten umgehen: EML-Dateien (exportierte E-Mails) lassen sich problemlos öffnen und sogar Outlook-MSG-Dateien können mit dem passenden Add-on importiert werden (MSG Datei öffnen – Welches Tool ist das beste?).
  • Die Flexibilität hat aber auch eine Kehrseite: Manche finden die Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten und Add-ons unübersichtlich. Insgesamt ist Thunderbird jedoch die beste Gratis-Alternative zu Outlook für diejenigen, die ein mächtiges Tool suchen und bereit sind, sich kurz einzuarbeiten.
Outlook Alternative eM Client

eM Client (gratis für Privatanwender mit bis zu 2 Konten, Vollversion kostenpflichtig)

Der eM Client richtet sich sowohl an private als auch an geschäftliche Nutzer und bietet eine moderne, Outlook-ähnliche Oberfläche. Das Programm unterstützt alle gängigen E-Mail-Technologien: IMAP und POP3 ebenso wie Exchange/EWS und sogar AirSync. Praktisch bedeutet das, dass Ihr Exchange-Postfächer oder Office365-Konten direkt einbinden könnt – eine Seltenheit bei Alternativen. Die E-Mail-Ansicht ist übersichtlich, unterstützt Konversationsansichten (gesprächsweise Darstellung) und hat Extras wie eine schnelle Volltextsuche und sogar eingebaute Übersetzungsfunktion für fremdsprachige Mails.

  • Kalender & Aufgaben: Der eM Client integriert Kalender und Aufgaben fest ins Programm. Ähnlich wie Outlook seht Ihr links die Mailordner und könnt unten zur Kalender- oder Aufgabenansicht wechseln. Termine lassen sich farblich kategorisieren, Ihr könnt mehrere Kalender (von verschiedenen Konten) gleichzeitig anzeigen und natürlich Erinnerungen setzen. Die Synchronisation mit externen Kalenderdiensten ist ebenfalls möglich – sei es ein Google Kalender, iCloud oder ein CalDAV-Kalender. Die Aufgabenverwaltung ist ebenfalls an Bord: Aufgaben können mit Termin, Priorität und Kategorie versehen werden; sie erscheinen entweder in einer Aufgabenliste oder – falls mit Datum versehen – im Kalender.
  • Kontakte: Auch das Adressbuch fehlt nicht. eM Client kann Kontakte aus verschiedensten Quellen anzeigen: lokale Kontakte, CardDAV-Adressbücher oder synchronisierte Kontakte von Exchange, Google etc. Die Kontaktansicht ist angenehm gestaltet und unterstützt Bilder, Gruppierungen und Suchfunktionen.
    Wenn Ihr von Outlook umsteigt, könnt Ihr Eure bestehenden Kontakte über die Importfunktion einfach übernehmen – eM Client besitzt einen Import-Assistenten, der direkt Outlook-Daten (PST-Dateien oder Profile) importieren kann. Dadurch ist der Wechsel sehr einfach (alternativ kann man natürlich auch wie gewohnt Kontakte als CSV/vCard und Kalender als ICS importieren).
  • Besonderheiten: eM Client bietet einige Alleinstellungsmerkmale. Zum einen ist ein Chat integriert – Ihr könnt z.B. eure Google Chat oder Jabber/XMPP Accounts verbinden und im Mailprogramm chatten. Außerdem legt eM Client Wert auf Sicherheit: PGP-Verschlüsselung und S/MIME werden unterstützt, und es gibt Schutz vor Phishing-Mails. Die Oberfläche ist vollständig deutsch und anpassbar (hell/dunkel, verschiedene Designs). Synchronisation ist eine Stärke: Ob Gmail, Exchange oder iCloud – alles lässt sich in einer Oberfläche vereinen.
    Hinzu kommen Komfortfunktionen wie Vorlagen, automatische Antworten, Schnelltasten und sogar Touch-Unterstützung (für Tablets/Laptops mit Touchscreen). Die größte Einschränkung ist die Lizenz: In der freien Version könnt Ihr maximal zwei E-Mail-Konten einrichten und dürft das Programm nur privat nutzen. Für gewerbliche Nutzung oder mehr Konten ist eine Pro-Lizenz erforderlich (die einmalig oder im Abo erworben werden kann). Wer allerdings nur 1-2 Mailkonten hat (z.B. privat und Verein) findet in der kostenlosen Variante schon einen sehr mächtigen Outlook-Ersatz.
Outlook Alternative Mailbird

Mailbird (Freemium für Windows, kostenlose Grundversion stark eingeschränkt)

Mailbird setzt auf ein modernes, aufgeräumtes Design und richtet sich an Nutzer, die vor allem effizient E-Mails bearbeiten wollen. Die Software vereint mehrere Konten in einem Unified Inbox, sodass Ihr alle eingehenden Mails auf einen Blick habt. Die Bedienung geht flott von der Hand: Mailbird unterstützt zahlreiche Tastenkürzel (z.B. zum Verfassen, Antworten, Archivieren), was Power-User zu schätzen wissen. E-Mails können mit der integrierten Anhangs-Suchfunktion schnell nach Dateianhängen durchsucht werden, was den Überblick bei vielen Mails erleichtert.

  • Kalender & Aufgaben: Hier muss man wissen, dass Mailbird keinen eigenen Kalender oder Aufgaben-Modul mitbringt – es setzt stattdessen auf Integration externer Dienste. Über die in Mailbird integrierten Apps könnt Ihr z.B. einen Google Kalender einbinden und in Mailbird anzeigen lassen. Das heißt, Termine werden nicht vom Programm selbst verwaltet, sondern via angebundener Kalender-App (die innerhalb von Mailbird läuft). Ähnliches gilt für Aufgaben: Mailbird selbst hat keine To-Do-Funktion wie Outlook.
    Wenn Ihr Aufgaben verwalten möchtet, könntet Ihr beispielsweise eine separat geführte To-Do-App nutzen (z.B. die kostenlose Microsoft To Do App für Windows, oder ihr integriert über Mailbird-Apps einen Dienst, sofern verfügbar). Für rein E-Mail-zentrierte Nutzer, die Kalender/Tasks lieber auf dem Smartphone oder in Webapps handhaben, ist dies kein großes Manko – wer jedoch Outlook gerade wegen der Kalender/Task-Integration nutzt, sollte sich bewusst sein, dass Mailbird hier auf externe Lösungen setzt.
  • Kontakte: Mailbird verfügt über einen integrierten Kontaktmanager, der per Drag & Drop die Verwaltung von Kontakten ermöglicht. Kontakte aus verschiedenen Konten können zusammengeführt werden. Allerdings gilt auch hier: es ist eher rudimentär im Vergleich zu Outlooks People-Modul. Viele Anwender synchronisieren deshalb ihre Kontakte über das jeweilige E-Mail-Konto (z.B. Google oder Outlook.com), und Mailbird greift lesend darauf zu.
  • Besonderheiten: Mailbird’s Konzept der App-Integrationen macht es einzigartig. Ihr könnt innerhalb der Mailbird-Oberfläche weitere Dienste nutzen: Beispielsweise lassen sich WhatsApp, Slack, Google Kalender, Dropbox, Twitter und mehr als Seitenleiste einbinden. So könnt Ihr, während Ihr Mails schreibt, rechts z.B. WhatsApp-Web geöffnet haben oder Eure Termine einsehen – ohne das Programm zu wechseln.
  • Eine weitere nützliche Funktion ist Snooze: Ihr könnt eingehende E-Mails schlummern lassen, d.h. aus dem Posteingang ausblenden und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch wieder vorsetzen lassen, damit Ihr zum passenden Zeitpunkt daran erinnert werdet. Mailbird bietet eine kostenlose Version an, diese ist jedoch stark eingeschränkt – in der aktuellen Free-Version ist z.B. nur ein E-Mail-Konto gleichzeitig möglich.
  • Für die meisten wird also die Pro-Version nötig sein, die alle Features und unbegrenzte Konten umfasst (erhältlich als Jahresabo oder Lifetime-Lizenz). Wenn Ihr Mailbird ausprobieren wollt, könnt Ihr mit der Free-Version starten und bei Gefallen upgraden.

Weiter geht es im Teil 2 unser Top Outlook Alternativen

Wenn Euch der Beitrag bis hierher gefallen hat, dann könnt Ihr hier den zweiten Teil der Outlook Alternativen sehen.

Die besten Outlook Alternativen – Teil 2
Outlook Wechsel zu einem Alternativprogramm – Teil 3

– Was ist eine BCC EMail?
– Webflow-Formular sendet keine E-Mails: Zustellprobleme mit Outlook/Exchange lösen (SPF, DKIM, DMARC)