Mit der PowerPoint Referentenansicht behältst du den Überblick über deine Notizen und Folien, während dein Publikum nur die Folien selbst sieht. Die diese Referentenansicht in PowerPoint funktioniert, zeigen wir Dir ausführlich in dieser PowerPoint Anleitung. Es gibt einige Dinge dabei zu beachten, vor allem beim Einsatz von mehreren Monitoren.
Was ist die PowerPoint-Referentenansicht?
Die Referentenansicht ist wie ein persönlicher Spickzettel auf deinem Bildschirm. Du siehst zusätzliche Informationen und Werkzeuge, die deinem Publikum verborgen bleiben, zum Beispiel:
- Sprechernotizen: Deine vorbereiteten Notizen zur aktuellen Folie, damit du frei sprechen kannst, ohne Text auf die Folie schreiben zu müssen.
- Vorschau der nächsten Folie: Du weißt immer, welche Folie als Nächstes kommt, und kannst flüssig überleiten.
- Praktische Werkzeuge: Ein Timer für die bisherige Vortragszeit, die aktuelle Uhrzeit, ein Laserpointer/Marker, eine Zoom-Funktion und die Möglichkeit, den Bildschirm vorübergehend schwarz zu schalten.
Kurz gesagt: Die Referentenansicht gibt dir mehr Kontrolle während der Präsentation, ohne dass dein Publikum davon etwas mitbekommt.
Schritt 1: Referentenansicht in PowerPoint aktivieren
Öffne als Erstes deine Präsentation in Microsoft PowerPoint. Wechsle dann auf die Registerkarte “Bildschirmpräsentation” im Menüband. Dort findest du auf der rechten Seite die Option “Referentenansicht verwenden”. Setze ein Häkchen in dieses Kästchen, um die Referentenansicht zu aktivieren.
Bildunterschrift: In PowerPoint die Option “Referentenansicht verwenden” aktivieren (im Menü “Bildschirmpräsentation”).
Hinweis: In aktuellen PowerPoint-Versionen ist diese Option oft automatisch aktiviert, sobald ein zweiter Bildschirm angeschlossen ist. Falls die Einstellung grau hinterlegt oder nicht sichtbar ist, schließe einen zweiten Monitor oder Beamer an (siehe nächster Schritt).
Schritt 2: Zweiten Bildschirm anschließen und Einstellungen prüfen
Die Referentenansicht entfaltet ihren Nutzen vor allem mit zwei Bildschirmen – zum Beispiel dein Laptop und ein Beamer/Monitor für das Publikum. Schließe also den externen Bildschirm an deinen Computer an. Anschließend solltest du die Anzeigeeinstellungen so konfigurieren, dass dein Desktop erweitert wird (nicht dupliziert).
Unter Windows kannst du dazu die Tastenkombination Windows-Taste + P drücken. Wähle im seitlichen Menü die Option “Erweitern” (oder “Diese Anzeige erweitern”) aus. Dadurch werden die Bildschirme erweitert, sodass du unterschiedliche Inhalte darauf anzeigen kannst – nämlich deine Referentenansicht auf dem Laptop und die Folien auf dem Beamer. Vermeide die Einstellung “Duplizieren”, denn dabei würden auf beiden Bildschirmen dieselben Folien angezeigt (die Referentenansicht wäre dann nicht sichtbar).
Wechsle nun zurück zu PowerPoint. In der Registerkarte “Bildschirmpräsentation” gibt es im Bereich “Bildschirme” ein Drop-down-Menü, wo du den Präsentationsbildschirm auswählen kannst. Hier sollte idealerweise dein externer Bildschirm (Beamer/zweiter Monitor) als Anzeige für die Folien ausgewählt sein. PowerPoint beschriftet ihn z.B. als “Monitor 2”. Dein Laptop wird dann automatisch die Referentenansicht zeigen.
Bildunterschrift: In PowerPoint den Bildschirm für die Präsentation auswählen (z.B. “Monitor 2” für den Beamer), damit die Referentenansicht auf dem anderen Bildschirm (Laptop) erscheint.
Tipp: Wenn du nur einen Monitor zur Verfügung hast (z.B. beim Üben ohne Beamer), kannst du die Referentenansicht dennoch testen. Starte die Präsentation und klicke dann unten links in der Präsentationsanzeige auf das Symbol für die Referentenansicht (es sieht aus wie ein Bildschirm mit einem kleinen Fenster) – so wechselst du auch mit nur einem Monitor in die Referentenansicht. Alternativ funktioniert auch Alt + F5 als Tastenkombination, um direkt in die Referentenansicht zu starten.
Schritt 3: Bildschirmpräsentation starten
Jetzt wird es spannend – starte deine Präsentation im Vollbildmodus. Das geht entweder durch einen Klick auf “Von Beginn an” (oben links in der Registerkarte Bildschirmpräsentation) oder einfach durch Drücken der Taste F5 auf deiner Tastatur.
Bildunterschrift: Die Bildschirmpräsentation starten (zum Beispiel mit der Schaltfläche “Von Beginn an”).
Wenn alles korrekt eingestellt ist, solltest du nun zwei verschiedene Ansichten sehen: Auf dem Beamer bzw. dem zweiten Monitor läuft die Präsentation ganz normal im Vollbild für dein Publikum. Auf deinem Laptop hingegen öffnet sich automatisch die Referentenansicht.
Überprüfe kurz, ob die Aufteilung stimmt – die aktuelle Folie sollte nur auf dem Publikums-Bildschirm sichtbar sein, während du auf deinem eigenen Bildschirm die Folie plus Notizen siehst. Falls hier etwas verkehrt angezeigt wird (z.B. du siehst die Folie, und das Publikum sieht die Notizen), keine Sorge – dieses häufige Missgeschick lässt sich im nächsten Schritt leicht beheben.
Schritt 4: Referentenansicht effektiv nutzen
In der Referentenansicht hast du nun alle wichtigen Informationen im Blick: Deine aktuelle Folie wird groß dargestellt, und meist siehst du rechts daneben schon eine Vorschau der nächsten Folie. Unter der Vorschau (bzw. unter der aktuellen Folie, je nach PowerPoint-Version) werden deine Notizen zu der aktuellen Folie angezeigt. Nimm dir einen Moment, um dich auf dem Bildschirm zurechtzufinden:
- Aktuelle Folie: Im linken Bereich (größte Anzeige) siehst du genau das, was dein Publikum gerade sieht.
- Nächste Folie: Daneben wird verkleinert die kommende Folie angezeigt, damit du weißt, was als Nächstes kommt.
- Notizen: Unter der nächsten Folie stehen deine Sprechernotizen. Dieser Text ist nur für dich sichtbar – ideal, um Stichpunkte oder Fakten parat zu haben, ohne sie auf der Folie zeigen zu müssen.
- Timer und Uhrzeit: Oberhalb der Folien findest du einen Timer, der die bereits vergangene Präsentationszeit anzeigt, sowie die aktuelle Uhrzeit. Du kannst den Timer bei Bedarf pausieren oder zurücksetzen (etwa wenn vor dem eigentlichen Sprechen Zeit vergeht). So behältst du die Zeit im Griff.
- Steuerungswerkzeuge: Am oberen Rand der Referentenansicht gibt es Schaltflächen wie “Bildschirmpräsentation beenden” und “Taskleiste anzeigen”. Unten findest du Pfeile ←/→ zum Wechseln der Folien. Daneben gibt es Symbole für den Laserpointer/Stift, um auf Folien zu zeichnen oder zu zeigen, das Symbol “Alle Folien anzeigen” (eine Miniaturansicht aller Folien, um schnell zu einer anderen Folie zu springen), eine Lupe zum Vergrößern von Folieninhalten und ein Bildschirm-Symbol, um die Projektion schwarz zu schalten. Letzteres ist hilfreich, wenn du zwischendurch ohne Folie sprechen möchtest – die Leinwand wird schwarz, und die Aufmerksamkeit der Zuhörer richtet sich automatisch wieder auf dich als Vortragenden.
Während deiner Präsentation kannst du diese Werkzeuge jederzeit nutzen, um interaktiv und flexibel zu bleiben. Zum Beispiel kannst du mit dem Laserpointer wichtige Punkte auf der Folie hervorheben oder mit der Zoom-Funktion ein Detail vergrößern. Wenn eine unerwartete Frage kommt, kannst du über “Alle Folien anzeigen” direkt zu einer früheren Folie springen, ohne dass deine Zuschauer deine Navigation sehen – sie sehen bis zum Umschalten weiterhin die zuletzt gezeigte Folie.
Häufiger Stolperstein: Manchmal erscheint die Referentenansicht auf dem falschen Bildschirm, sodass dein Publikum versehentlich deine Notizen sieht. Falls das passiert, keine Panik. Oben in der Referentenansicht findest du das Menü “Anzeigeeinstellungen”. Klicke darauf und wähle “Bildschirmpräsentation und Referentenansicht vertauschen”. Mit diesem Befehl tauscht PowerPoint die Anzeige zwischen den Monitoren, sodass die Folien auf dem Publikums-Bildschirm und deine Notizen auf deinem Laptop angezeigt werden.
Nachdem nun alles korrekt läuft, präsentiere in Ruhe. Sprich frei mithilfe deiner Notizen, behalte den Timer im Auge und nutze die Werkzeuge nach Bedarf. Deine Zuschauer sehen währenddessen nur die Folien – alle Hilfsmittel auf deinem Bildschirm bleiben für sie unsichtbar.
Fazit
Die PowerPoint-Referentenansicht ist ein recht umfangreiche Werkzeug, das dir als Präsentierendem Sicherheit und Komfort bietet. Gerade für Anfänger ist es beruhigend zu wissen, dass man Notizen, die nächste Folie und die Uhrzeit immer im Blick hat, ohne den Präsentationsfluss zu stören. Indem du die Referentenansicht Schritt für Schritt einrichtest und nutzt, wirkst du professioneller und kannst dich besser auf deinen Vortrag konzentrieren.
Neueste Kommentare