Wie kann ich eine Datei in PDF umwandeln? PDF-Dateien (Portable Document Format) sind mittlerweile das Standardformat für Dateien. Wurden früher Word-, Excel oder andere Dateien per E-Mail verschickt, so hat das PDF-Format dieses schon lange geändert. PDF Dateien sind schlank und mittlerweile sind sogar Browser in der Lage, PDF Dateien einwandfrei darzustellen. Spezielle PDF-Viewer sind gar nicht mehr von Nöten.

Was liegt also näher, quasi jedes Dateiformat in PDF Dateien zu konvertieren. Windows liefert mittlerweile standardmäßig ein Tool zum Erzeugen von PDF-Dateien mit. In dieser Anleitung zeigen wir Dir Schritt für Schritt, leicht verständlich und perfekt geeignet auch für Anfänger, wie das Umwandeln von Dateien in PDF funktioniert.

Warum solltest du Dateien in PDF umwandeln?

Bevor wir loslegen, lass uns kurz klären, warum das Umwandeln in PDFs so praktisch ist:

  • Geräteübergreifende Kompatibilität: PDFs sehen auf jedem Gerät gleich aus – egal ob auf dem Smartphone, Tablet oder PC.
  • Dateigröße optimieren: PDFs sind oft kleiner als Word-, Excel- oder Bilddateien.
  • Schutz vor Bearbeitung: PDFs können schreibgeschützt oder verschlüsselt werden.
  • Druckfreundlichkeit: Perfektes Layout für den Druck – keine verrutschten Texte oder Bilder mehr.

PDFs bieten dir somit maximale Kontrolle und Flexibilität beim Teilen deiner Dateien.

1. Microsoft Print to PDF – das eingebaute Windows-Tool

Viele wissen gar nicht, dass Windows bereits eine kostenlose Möglichkeit zum Erstellen von PDFs integriert hat.
Mit „Microsoft Print to PDF“ kannst du jede druckbare Datei kinderleicht in ein PDF verwandeln – ganz ohne Zusatzsoftware!


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So funktioniert’s:

  1. Öffne die Datei (z.B. ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder ein Bild).
  2. Drücke die Tastenkombination Strg + P oder klicke auf Datei > Drucken.
  3. Wähle als Drucker Microsoft Print to PDF aus der Liste.
  4. Klicke auf Drucken (keine Sorge – es wird nichts auf Papier gedruckt!).
  5. Wähle den Speicherort und gib der PDF-Datei einen Namen.
  6. Klicke auf Speichern.
Datei in PDF umwandeln Microsoft Print to PDF

Wichtig: Achte darauf, dass „Microsoft Print to PDF“ korrekt installiert ist. Falls es fehlt oder Probleme auftreten, findest du eine ausführliche Anleitung im Beitrag „Microsoft Print to PDF Druckertreiber installieren“.

👉 Tipp: Du kannst mit dieser Methode sogar mehrere Seiten auf ein PDF-Dokument drucken oder Layouts individuell anpassen!

2. Word-Dokumente direkt als PDF speichern

Word bietet von Haus aus die Möglichkeit, Dokumente direkt als PDF zu speichern – ganz ohne Umwege über den Druckdialog.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Öffne dein Word-Dokument.
  2. Klicke auf Datei > Speichern unter.
  3. Wähle den gewünschten Ordner aus.
  4. Unter Dateityp wähle PDF (*.pdf).
  5. Gib der Datei einen passenden Namen.
  6. Klicke auf Speichern.
Datei in PDF umwandeln Word

Optional: Klicke auf Optionen, um nur bestimmte Seiten oder bestimmte Inhalte als PDF zu speichern (z.B. nur aktuelle Seite, ausgewählte Abschnitte). Selbstverständlich kannst Du auch den „Microsoft Print to PDF“ Drucker verwenden, um das Dokument als PDF zu „drucken„.

🔗 Eine noch detailliertere Anleitung findest du im Beitrag „Word Datei als PDF speichern“.

3. Excel-Tabellen ins PDF-Format bringen

Gerade bei Rechnungen, Projektplänen oder Berichten möchtest du sicherstellen, dass deine Excel-Tabellen überall gleich aussehen. Auch Excel bietet eine direkte Exportfunktion ins PDF-Format.

So wandelst du eine Excel-Datei in eine PDF um:

  1. Öffne deine Excel-Datei.
  2. Klicke auf Datei > Speichern unter.
  3. Wähle den Speicherort.
  4. Wähle unter Dateityp die Option PDF (*.pdf) aus.
  5. Gib der Datei einen Namen und speichere sie.

Zusatzfunktionen:

  • Über Optionen kannst du z.B. einstellen, ob du nur ein bestimmtes Tabellenblatt oder eine bestimmte Zelle speichern möchtest.
  • Du kannst auch die Druckeinstellungen anpassen, damit alles auf eine Seite passt.

🔗 Alle Details findest du auch im Artikel „Excel Datei als PDF speichern“.

4. Bilder als PDF speichern – so klappt es ohne Zusatzprogramme

Du hast mehrere Fotos oder Scans und möchtest daraus ein einziges, übersichtliches PDF erstellen? Kein Problem – Windows macht es dir einfach!

Hier die Anleitung:

  1. Markiere im Datei-Explorer alle Bilder, die du zusammenfassen möchtest.
  2. Rechtsklick auf eines der markierten Bilder > Drucken.
  3. Wähle als Drucker Microsoft Print to PDF.
  4. Wähle im nächsten Fenster das gewünschte Seitenlayout (z.B. ein Bild pro Seite, mehrere Bilder pro Seite).
  5. Klicke auf Drucken.
  6. Gib der Datei einen Namen und speichere sie als PDF.
Datei in PDF umwandeln Bilder drucken

Tipp:

  • Mit dieser Methode kannst du auch Collagen oder einfache Fotoalben erstellen!
  • Ideal auch für Scans von Dokumenten.

🔗 Mehr dazu erfährst du im Artikel „Bilder in PDF umwandeln unter Windows“.

5. Webseiten als PDF speichern – für Archivierung und Offline-Lesen

Manchmal möchtest du einen interessanten Artikel, ein Rezept oder eine Anleitung dauerhaft sichern.
Das Speichern von Webseiten als PDF ist eine tolle Möglichkeit, Inhalte offline verfügbar zu machen oder sie später einfach auszudrucken.

So speicherst du eine Webseite als PDF:

  1. Öffne die gewünschte Webseite in deinem Browser (z.B. Microsoft Edge, Google Chrome).
  2. Drücke Strg + P oder öffne das Druckmenü.
  3. Wähle als Drucker Microsoft Print to PDF.
  4. Passe eventuell Seitenbereich oder Layout an.
  5. Klicke auf Drucken und speichere die PDF-Datei.

🔗 Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Beitrag „Webseite als PDF speichern“.

Probleme beim Speichern als PDF?

Manchmal klappt das Speichern bzw. das Konvertieren in ein PDF nicht sofort. Hier noch ein paar zusätzliche Tipps:

  • Microsoft Print to PDF fehlt? ➔ Installiere den Druckertreiber neu (Anleitung hier).
  • Dateien zu groß? ➔ Verwende „Komprimieren“ beim Speichern, oder ein Online-Tool.
  • Layoutfehler? ➔ Überprüfe Druckvorschau und Seitenränder.

Fazit: Datei in PDF umwandeln unter Windows ist einfacher als gedacht!

Egal ob Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Bilder oder ganze Webseiten – Windows bietet dir jede Menge einfache Wege, eine Datei in PDF umzuwandeln. Alle Microsoft Office Tools wie Word, Excel, PowerPoint und auch Outlook bieten Dir die Möglichkeit, per PDF-Drucker oder direkt per Dateispeicherung das Dokument als PDF abzulegen. Aber mit den gezeigten Schritten solltest Du in der Lage sein, quasi jedes beliebige Dateiformat in ein PDF umzuwandeln. Grundsätzlich ist das Konvertieren in das PDF Format wesentlich einfacher als anders herum.