Microsoft erweitert den Schutz von Teams-Besprechungen. Administratoren können erkannte externe Meeting-Bots künftig automatisch blockieren. Damit müssen Organisatoren nicht mehr bei jedem erkannten Bot entscheiden, ob dieser aus der Lobby in die Besprechung aufgenommen werden darf.
Die neue Richtlinie ist besonders interessant für Unternehmen, in denen vertrauliche Informationen besprochen werden. Externe Transkriptions-, Notiz- oder KI-Bots können Besprechungsinhalte verarbeiten und möglicherweise außerhalb der eigenen Microsoft-365-Umgebung speichern.
Microsoft Teams kann externe Meeting-Bots automatisch blockieren
Microsoft erweitert die vorhandene Teams-Boterkennung um die neue Einstellung BlockDetectedBots. Die aktuelle Microsoft-Dokumentation zu Set-CsTeamsMeetingPolicy führt drei mögliche Werte für ExternalBotAccessMode auf.
| Einstellung | Verhalten |
|---|---|
AllowAllBots | Externe Bots werden nicht speziell erkannt oder blockiert. |
RequireApprovalWhenDetected | Erkannte Bots landen in der Lobby und müssen ausdrücklich zugelassen werden. |
BlockDetectedBots | Erkannte externe Bots dürfen der Besprechung nicht beitreten. |
Der bisherige Standardwert bleibt RequireApprovalWhenDetected. Die automatische Blockierung muss bewusst durch einen Administrator aktiviert werden.
Warum externe Teams Meeting-Bots ein Sicherheitsrisiko sein können
Meeting-Bots werden häufig eingesetzt, um Besprechungen automatisch zu transkribieren, zusammenzufassen oder Notizen zu erstellen. Solche Funktionen können sehr praktisch sein.
Problematisch wird es, wenn ein externer Dienst Besprechungsdaten verarbeitet, ohne dass allen Teilnehmern bewusst ist, wo diese Informationen gespeichert werden und wer später darauf zugreifen kann.
Mögliche Risiken sind:
- Aufzeichnung oder Transkription vertraulicher Gespräche
- Speicherung von Besprechungsdaten bei Drittanbietern
- Übertragung von Unternehmensinformationen außerhalb der eigenen Compliance-Grenzen
- ungewollte Teilnahme automatisierter Dienste an weiteren Meetings
- Datenschutz- und Compliance-Verstöße
Wie eine normale Teams-Besprechung aufgezeichnet wird, haben wir bereits ausführlich beschrieben. Bei externen Bots kommt zusätzlich hinzu, dass die Verarbeitung außerhalb der normalen Teams-Aufzeichnungsfunktionen stattfinden kann.
Was ändert sich gegenüber der bisherigen Teams-Boterkennung?
Microsoft Teams kann externe Bots bereits erkennen. Wurde ein Bot identifiziert, landete dieser normalerweise in der Lobby.
Der Organisator musste dann entscheiden, ob der Bot teilnehmen darf.
Das kann in der Praxis problematisch sein. Ein Organisator erkennt möglicherweise nicht sofort, ob hinter einem Teilnehmernamen ein automatisierter Dienst steckt oder ob der Bot wirklich für diese konkrete Besprechung vorgesehen ist.
Mit BlockDetectedBots kann die Entscheidung zentral durch die IT-Abteilung getroffen werden.
Für besonders sensible Benutzergruppen kann beispielsweise festgelegt werden, dass externe Meeting-Bots grundsätzlich keinen Zutritt erhalten.
Microsoft Teams Meeting Bots Schritt für Schritt blockieren
Schritt 1: Aktuelle Teams-Richtlinien prüfen
Bevor Du etwas änderst, solltest Du kontrollieren, welche Meeting-Richtlinien derzeit vorhanden sind.
Verbinde Dich dazu mit Microsoft Teams PowerShell und führe beispielsweise aus:
Get-CsTeamsMeetingPolicy |
Select-Object Identity, ExternalBotAccessModeDamit erkennst Du, welche Richtlinien bereits einen Wert für externe Bots besitzen.
Wenn Du häufiger mit PowerShell arbeitest, findest Du in unserer Anleitung weitere Informationen zum PowerShell Download und PowerShell Update.
Schritt 2: Pilotgruppe festlegen
Aktiviere die automatische Blockierung nicht sofort für sämtliche Benutzer.
Wähle zunächst eine kleine Gruppe aus IT, Datenschutz oder Informationssicherheit. Zusätzlich eignen sich Benutzer, die regelmäßig vertrauliche Besprechungen durchführen.
Prüfe vorher, ob diese Personen legitime externe Notiz- oder Transkriptionsdienste verwenden.
Schritt 3: Externe Bots per PowerShell blockieren
Für eine vorhandene Meeting-Richtlinie kannst Du den neuen Modus folgendermaßen setzen:
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
-Identity "Meine-Sichere-Meeting-Policy" `
-ExternalBotAccessMode BlockDetectedBotsFür die globale Richtlinie wäre beispielsweise möglich:
Set-CsTeamsMeetingPolicy `
-Identity Global `
-ExternalBotAccessMode BlockDetectedBotsEine Änderung der globalen Richtlinie solltest Du allerdings nur nach einem erfolgreichen Pilotversuch durchführen.
Schritt 4: Einstellung kontrollieren
Prüfe anschließend:
Get-CsTeamsMeetingPolicy `
-Identity "Meine-Sichere-Meeting-Policy" |
Select-Object Identity, ExternalBotAccessModeAls Ergebnis sollte BlockDetectedBots erscheinen.
Schritt 5: Richtlinie gezielt zuweisen
Wenn Du eine separate Richtlinie erstellt hast, kannst Du sie zunächst ausgewählten Benutzern zuweisen.
Teste danach mehrere Teams-Besprechungen mit normalen externen Teilnehmern und gegebenenfalls einem zugelassenen Meeting-Assistenten.
Wie Du eine klassische Teams-Besprechung über Outlook einrichtest, zeigen wir in einer separaten Anleitung.
Neue Einstellung noch nicht in jedem Tenant sichtbar
Microsoft verteilt die neue Funktion schrittweise.
Der Targeted Release läuft bereits. Die weltweite allgemeine Bereitstellung beginnt Ende August 2026 und soll voraussichtlich bis Ende September abgeschlossen sein.
Wenn die Option im Teams Admin Center noch nicht angezeigt wird, kann Dein Tenant deshalb schlicht noch nicht zum aktuellen Rollout gehören.
Auch PowerShell-Funktionen können abhängig von Tenant und verwendeter Teams-PowerShell-Version zeitversetzt verfügbar sein.
Welche Bots werden überhaupt blockiert?
Die Richtlinie bezieht sich auf externe Drittanbieter-Bots und Meeting-Assistenten, die Microsoft Teams während des Beitritts als Bot erkennt.
Teams verwendet dafür verschiedene technische und verhaltensbezogene Signale.
Wichtig ist allerdings: Die Erkennung ist nicht hundertprozentig.
Microsoft weist darauf hin, dass einzelne Bots möglicherweise nicht erkannt werden. Umgekehrt kann in Ausnahmefällen auch ein normaler Teilnehmer irrtümlich als Bot eingestuft werden.
Was passiert mit legitimen KI-Notizdiensten?
Genau hier liegt die wichtigste praktische Frage.
Wenn Mitarbeiter bewusst externe Meeting-Assistenten einsetzen, kann BlockDetectedBots diese ebenfalls aussperren.
Vor der Aktivierung solltest Du deshalb eine Bestandsaufnahme durchführen:
- Welche externen Meeting-Assistenten werden aktuell verwendet?
- Wer hat diese Dienste freigegeben?
- Wo werden Transkripte und Aufzeichnungen gespeichert?
- Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
- Gibt es eine Datenschutzvereinbarung mit dem Anbieter?
- Ist der Dienst überhaupt noch erforderlich?
Eine generelle Einführung sollte deshalb gemeinsam mit Informationssicherheit und Datenschutz erfolgen.
Aus der Administratorpraxis: Nicht jeder Referent sollte Bots zulassen dürfen
Microsoft empfiehlt zusätzlich, die Lobby so zu konfigurieren, dass nur Organisatoren und Mitorganisatoren Teilnehmer zulassen können.
Das verhindert, dass ein normaler Referent einen erkannten Bot versehentlich aus der Lobby in die Besprechung holt.
Gerade in größeren Meetings mit externen Teilnehmern kann diese zusätzliche Einschränkung sinnvoll sein.
Grundlegende Informationen zu Microsoft Teams findest Du auch in unserem Microsoft Teams FAQ.
Unsere Erfahrung: Meeting-Sicherheit braucht mehrere Ebenen
Das automatische Blockieren externer Bots ist ein sinnvoller Baustein, ersetzt aber keine vollständige Teams-Sicherheitsstrategie.
Administratoren sollten zusätzlich Lobby-Regeln, externe Teilnehmer, Gastzugriffe, Aufzeichnungen, Berechtigungen und Identitätsschutz überprüfen.
Besonders wichtig bleibt die Absicherung von Benutzer- und Administratorkonten. Eine zusätzliche Zwei-Faktor-Authentifizierung reduziert das Risiko kompromittierter Microsoft-365-Konten erheblich.
Weitere allgemeine Schutzmaßnahmen findest Du in unserem Beitrag zur Windows-Sicherheit.
Praxistipp: Erst beobachten, dann konsequent blockieren
Wenn Du noch nicht weißt, welche Meeting-Bots in Deinem Unternehmen tatsächlich verwendet werden, solltest Du nicht sofort global auf BlockDetectedBots umstellen.
Nutze zunächst RequireApprovalWhenDetected, dokumentiere erkannte Bots und sprich mit den betreffenden Fachabteilungen.
Danach kannst Du entscheiden, ob bestimmte Benutzergruppen eine strengere Richtlinie benötigen.
Für Vorstand, Personalabteilung, Rechtsabteilung, Finanzbereich oder Security-Meetings kann eine automatische Blockierung deutlich sinnvoller sein als bei allgemeinen Schulungs- oder Marketingbesprechungen.
FAQ zum Blockieren externer Bots in Microsoft Teams
Kann Microsoft Teams externe Meeting-Bots automatisch blockieren?
Ja. Mit der neuen Einstellung BlockDetectedBots können erkannte externe Drittanbieter-Bots automatisch vom Beitritt zu einer Teams-Besprechung ausgeschlossen werden.
Wie lautet die PowerShell-Einstellung?
Die Einstellung wird über ExternalBotAccessMode innerhalb einer Teams Meeting Policy gesteuert. Für eine automatische Blockierung verwendest Du den Wert BlockDetectedBots.
Was ist der Standardwert?
Der Standardwert ist RequireApprovalWhenDetected. Erkannte Bots werden dabei in die Lobby verschoben und müssen ausdrücklich zugelassen werden.
Werden alle Bots zuverlässig erkannt?
Nein. Microsoft weist darauf hin, dass einzelne Bots möglicherweise nicht erkannt werden. In seltenen Fällen kann auch ein normaler Teilnehmer irrtümlich als Bot erkannt werden.
Werden auch legitime Meeting-Assistenten blockiert?
Ja, wenn Microsoft Teams sie als externe Bots erkennt. Unternehmen sollten deshalb vor der Aktivierung prüfen, welche externen Transkriptions- und Notizdienste tatsächlich benötigt werden.
Ist die neue Einstellung automatisch aktiviert?
Nein. Die automatische Blockierung muss durch einen Administrator bewusst aktiviert und einer Meeting-Richtlinie zugewiesen werden.
Warum sehe ich BlockDetectedBots noch nicht?
Microsoft verteilt die Funktion schrittweise. Die allgemeine Bereitstellung beginnt Ende August 2026 und soll voraussichtlich bis Ende September abgeschlossen sein.
Fazit zur neuen Teams Meeting-Bot-Richtlinie
Microsoft gibt Administratoren mit BlockDetectedBots wesentlich mehr Kontrolle über externe KI-, Notiz- und Transkriptionsbots. Statt die Entscheidung jedem Meeting-Organisator zu überlassen, kann die IT-Abteilung nun den Zutritt erkannter Bots zentral verhindern.
Besonders für vertrauliche Besprechungen ist das sicherlich eine sinnvolle Sicherheitsverbesserung. Vor einer unternehmensweiten Aktivierung solltest Du jedoch überprüfen, welche legitimen Meeting-Assistenten bereits verwendet werden und die neue Richtlinie zunächst mit einer kleinen Pilotgruppe testen.
Neueste Kommentare