Unter dem Begriff Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, versteht man grundlegend und fernab des Computer ganz einfach das, was er sagt: ein Verfahren zur Handhabung und Systematisierung verschiedener Dokumente. Da die meisten Dokumente heutzutage auf dem Computer archiviert werden, hat der Begriff eine Einengung erfahren und beschränkt sich demnach größtenteils auf die Verwaltung elektronischer Dokumente. Das DMS wird dann mit einer passenden Software realisiert.

Die häufigste Verwendung findet das Dokumentmanagementsystem in Firmen und Büros in denen viele Dokumente verwaltet werden müssen. Allerdings kann ein DMS auch zur privaten Nutzung empfohlen werden. Dabei werden zwei Schritte unterschieden. Zunächst werden die Dokumente digitalisiert, danach beginnen Prozesse zur rein elektronischen Verarbeitung.

Die digitale Archivierung

Die Digitalisierung, d.h. die Übersetzung eines Papierdokuments in ein elektronisches Dokument setzt eine DMS-ferne Hardware voraus. Anfangs scannt man das betreffende Dokument ein, normalerweise nutzt man einen handelsüblichen Scanner, aber auch Digitalkameras, Handys oder Faxgeräte können abhelfen. Problematisch dabei ist, dass der tatsächliche Inhalt des Dokuments noch nicht erkannt wird, sondern nur als Bild ohne Funktion auf dem Rechner existiert. Ein Texterkennungsprogramm, eine sogenannte OCR (optical character recognition) hilft hierbei ab und erkennt die auf dem Bild abgebildeten Buchstaben als Text. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem stellt dieses Programm zur Verfügung.

Die elektronische Verwaltung der Dateien

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Die eigentlichen Vorteile eines DMS liegen in den unterschiedlichen Funktionen nach der Digitalisierung, Das Dokumentmanagementsystem kann Dokumente automatisch an bestimmte Nutzer verteilen. Dadurch sind zunächst die Sicherheit des betreffenden Dokuments sowie eine effektivere Nutzung seitens der Mitarbeiter gewährleistet. Zudem wird die Kommunikation eines Unternehmens vereinfacht, wenn nicht mehr tausend Dokumente per Email verschickt werden müssen, sondern das DMS die Dateien quasi als zentrale Anlaufstelle verwaltet. Des Weiteren speichert das DMS jede Änderung an einer Datei, sodass jede Bearbeitung nachvollzogen und gegebenfalls korrigiert werden können.

Dabei ist das System keineswegs an einen bestimmten Dateityp gebunden. Ein gutes DMS integriert die verschiedenen Funktionen und bezieht sie auf die meisten „handelsüblichen“ Dateitypen, wobei Transparenz, höhere Produktivität und ausreichende Sicherheit im Vordergrund stehen.